Автоматизация бизнеса

«Зачем мне автоматизация бизнеса, если и так все нормально работает? Процессы отлажены, есть коллектив — мы и без нее справляемся. Знаю, что это сейчас пользуется спросом, но в чем смысл, если всё устраивает?»

Подобные размышления со стороны собственников бизнеса не лишены логики. Если сложившиеся схемы работы уже стабильно приносят результат, то какой смысл ломать то, к чему привыкли? С этой точки зрения всё верно, но есть и обратная сторона. Разберемся с вопросом, что же дает автоматизация бизнес-процессов.

Что такое автоматизация бизнеса?

Тема автоматизации обросла огромным количеством стереотипов и мифов, которые имеют мало отношения к реальности. Например, что автоматизировать можно только работу бухгалтера, что это необходимо только очень большим предприятиям или что внедрение — дорогостоящий процесс, который не всегда окупается.

По сути же реальная автоматизация бизнеса — это процесс, при котором трудоемкая ручная работа сотрудников ложится на плечи специальных программ. Таким образом, современные технологии высвобождают время персонала для решения более важных задач. В предпринимательстве обычно это необходимо в двух случаях:

1. когда требуется упростить рутинные процессы, без которых невозможна работа предприятия (отчетность, бухгалтерский учет);
2. когда нужно автоматизировать процессы, направленные на развитие бизнеса (продажи, взаимодействие с партнерами, поставщиками, клиентами и т.д).  

Исходя из этого уже формируются цели для автоматизации. Если в первом случае это будет экономия времени и ресурсов сотрудников, а также сокращение ошибок вследствие человеческого фактора, то во втором — влияние на доходность бизнеса, улучшение сервиса, привлечение и удержание клиентов и многое другое. Современные программные продукты для автоматизации способны справиться с любой из перечисленных задач. Важно то, что решение подбирается индивидуально под запросы конкретной компании.

Зачем нужна автоматизация бизнеса?

Независимо от размеров компании, внедрение будет полезно для:

Кратного роста прибыли. Благодаря автоматизации бизнес-процессов сотрудники могут обслуживать большее количество клиентов за меньшее количество времени. Всю рутину выполняют специальные программы, а участие человека сводится к минимуму. Получается, что прибыль предприятия будет расти, а расходы на персонал — нет.

Существенной экономии времени. Некоторые задачи в процессе работы компании не влияют на прибыль, но их необходимо выполнять, иначе часть процессов может вообще остановиться. Автоматизация возьмет на себя этот функционал, а освободившееся время сотрудники смогут потратить на более продуктивные задачи.

Повышения эффективности и точности процессов. Чтобы избежать ошибок из-за усталости или невнимательности сотрудников. Использование программ исключает человеческий фактор.

Улучшения процессов. Некоторые задачи в работе компании выполнить вручную может быть либо очень долго, либо очень дорого, например, обзвон по базе или рассылка напоминаний. Если же используется автоматизация, то компания не только упрощает выполнение задачи, но и выходит на новый уровень взаимодействия с клиентами и партнерами.

• качественно планировать финансовые показатели (фиксировать поступления средств, расходы, предотвращать кассовые разрывы);
• заниматься расчетами, связанными с рентабельностью заказов, выбирая наиболее прибыльные и перспективные;
• организовать логистику и улучшить ее качество на всех этапах;
• за считанные минуты готовить любые необходимые документы для партнеров и клиентов;
• оперативно получать ключевую информацию о положении дел в компании;
• обеспечить безопасное хранение информации, поскольку каждый сотрудник будет работать только с теми данными, к которым у него есть доступ.

Основные предпосылки для автоматизации бизнес-процессов компании

Существуют разные причины для внедрения программных продуктов, основная из которых — кратный рост компании. Выставить вручную 10 счетов или внести данные — не то же самое, что повторить те же действия 100 или даже 1000 раз. Это же касается и других процессов в компании, начиная от закупок и заканчивая управлением. Если предприятие развивается, но системы управления в ней остаются прежними, это чревато ошибками, сбоями и потерей прибыли. Что негативно скажется на дальнейшем росте компании.

Еще одна предпосылка для внедрения автоматизации — использование Excel. До недавнего времени это был единственный инструмент для учета и управления в компании. Многие используют его до сих пор, но времена меняются. И если для небольших компаний, в которых работает не более 10-20 человек, это еще приемлемый вариант, то для более крупных игроков — нет.

По сравнению с современными программами для автоматизации, Excel по многим параметрам проигрывает. Его использование чревато ошибками, сбоями и проблемами при получении аналитической отчетности. Особенно критично это при работе с большими объемами информации. Кроме того, использование Excel ведет к таким проблемам, как:

• несовместимость файлов из-за разных версий программ вследствие чего возникают ошибки в документах либо они вообще не открываются;
• невозможность распределять доступ к документу, например, когда нужно открыть возможность редактировать только часть файла;
• постоянные уточнения, поскольку не понятно, кем и когда были внесены изменения в документ и насколько эта информация актуальна сейчас;
• потеря времени на то, чтобы открывать и редактировать файлы, что особенно ощутимо со временем, когда количество информации в них растет;
• сложности в ведении истории и ограниченные возможности поднять архивные файлы, чтобы посмотреть, к примеру, сделки по определенным параметрам;
• отсутствие связи с бухгалтерскими программами и необходимость повторного ввода данных;
• низкий уровень защиты файловой системы и легкий доступ к конфиденциальной информации.

Еще одна причина для внедрения автоматизации бизнес-процессов — невозможность получать достоверные данные по взаиморасчетам, себестоимости, маркетингу и т.д. Все эти показатели, конечно же, можно считать вручную. Но, во-первых, это допустимо на небольших массивах информации, а, во-вторых, растет риск неправильных расчетов. Автоматизация способна устранить обе эти проблемы.

Отсюда вытекает еще одна предпосылка — сложности среднесрочного и долгосрочного планирования по производству, продажам, финансовым показателям и т.д. Вручную заниматься анализом тех объемов информации, что нужны для планирования, практически невозможно. Это потребует массу времени и все равно будут неточности. Если же полагаться только на интуицию в вопросах развития бизнеса — это значит почти гарантированно обречь себя на проблемы в будущем.

Что стоит автоматизировать в первую очередь?

Автоматизация бизнес-процессов на предприятии может быть направлена практически на любую деятельность в компании, но чаще всего начинают именно с рутины. Именно она отнимает неоправданно большое количество рабочего времени и тормозит развитие. Также программные продукты помогают разобраться с процессами, которые оказывают влияние на прибыль, и взять под контроль слабые места в организации.

Документация. Это, пожалуй, одна из первостепенных задач. Если вы когда-либо занимались этими процессами вручную, то знаете, сколько времени отнимает такая работа. Но есть и хорошая новость — этот процесс легко автоматизировать. Помимо существенной экономии времени, вы сможете отказаться от ежемесячной рутины, облегчить поиск информации среди документов, а также упростить взаимодействие между подразделениями. Как итог: экономия времени, минимизация ошибок, прозрачная работа сотрудников. 

Работа с клиентами. Автоматизация дает возможность систематизировать всю информацию о клиентах, которой вы располагаете. Вплоть до несущественных деталей, которые могут быть полезны в дальнейшем. Благодаря этому получится наладить систему клиентского сервиса внутри организации.

Маркетинг. Сколько средств уходит на маркетинг, в какую сумму обходится один клиент, как долго он остается с вашей компанией, какие рекламные кампании приносят максимальную прибыль — на эти и другие вопросы важно знать ответы, если хочется, чтобы предприятие развивалось и стабильно приносило прибыль. Автоматизация упрощает расчет всех этих показателей и дает доступ в любое удобное время как руководителю, так и его подчиненным.

Иногда целесообразно начать с наиболее уязвимых мест и постепенно автоматизировать бизнес-процессы. Таким образом единая система управления будет формироваться постепенно. Главное в этом вопросе помнить о задачах, которые вы преследуете. Занимаясь внедрением ради внедрения, вы только впустую потратите время и финансы.

Комплексная автоматизация бизнеса: технологии компании «Камала Софт»

Любое внедрение ERP системы начинается с планирования. Этапы работы для каждой компании могут изменяться, поскольку не бывает двух идентичных запросов. Но есть те процессы, которые не меняются независимо от того, какую задачу нужно решить и насколько объемная предстоит работа.

На начальном этапе специалисты компании «Камала Софт» изучают все процессы в компании, анализируют полученную информацию и формируют примерный план предстоящих работ. После чего формируется прототип будущей системы учета в компании, его тестирование и создание окончательной концепции, которая будет реализована. После этого разработчики занимаются доработкой и адаптацией программных продуктов под нужды компании.

В ходе разработки специалисты компании «Камала Софт» занимаются также обучением персонала для работы в новой системе. Для удобства всех сотрудников делят на группы в соответствии с их должностными обязанностями и проводят мастер-классы по использованию программы. Такой подход помогает сэкономить время и финансы.

На этапе внедрения наши специалисты контролируют процесс перехода на новую систему, проводят консультации с сотрудниками заказчика, следят за тем, чтобы система работала исправно и оперативно исправляют возникающие ошибки. По необходимости мы также проводим консультации по решению типовых задач с использованием программного продукта.

Особое внимание уделено информационной безопасности системы. Для каждого сотрудника выдаются права и роли, которые соответствуют занятым должностям. А риск утечки конфиденциальной информации сводился к нулю.

После передачи системы в промышленную эксплуатацию, подписывается договор, но на этом наша работа не заканчивается. Мы осуществляем сопровождение, которое включает полный перечень услуг, необходимых для стабильной и эффективной работы программного продукта. По сути, мы не просто передаем ПО в пользование, а обеспечиваем комплексное решение задачи. Наша компания специализируется на автоматизации малого, среднего и крупного бизнеса. Независимо от размеров предприятия, мы помогаем эффективно справиться с поставленной задачей.

Для каких сегментов бизнеса мы оказываем услуги?

• Автоматизация строительного бизнеса.
• Автоматизация производственной деятельности.
• Автоматизация документооборота.
• Управление персоналом и расчет заработной платы.
• Автоматизация регламентированного и налогового учета.
• Автоматизация управления проектами.
• Автоматизация учета по МСФО.
• Автоматизация планирования и бюджетирования.
• Автоматизация складской логистики и складской учет.

К каким результатам приводит автоматизация бизнеса в Украине?

1. Освобождение времени, которое раньше уходило на отчеты, графики, рассылки, согласования и т.д.
2. Упрощение работы с клиентами, начиная от создания персональных карточек и заканчивая проведением сделок.
3. Рациональное планирование рабочего времени.
4. Минимизация ошибок вследствие человеческого фактора.
5. Улучшение качества обслуживания.
6. Прозрачность работы сотрудников и возможность отслеживать эффективность каждого из них.
7. Быстрый доступ к важной информации, на основе которой принимаются управленческие решения.
8. Возможность отслеживать продажи в режиме реального времени и оперативно вносить коррективы.
9. Повышение общей результативности бизнеса. 

Эффективное управление предприятием сложно реализуется без внедрения автоматизации. Полностью ручная работа на всех этапах — это гарантированные ошибки, сбои, неверные расчеты и огромные расходы рабочего времени сотрудников. Даже для небольших компаний актуально большинство перечисленных выше задач. Решить их удастся с помощью внедрения ПО.

Если вашей компании необходимы услуги по автоматизации бизнеса, но у вас остались вопросы или нет понимания, с чего начать, — оставьте заявку на сайте либо звоните по номеру телефона (044) 465-63-62. Наши специалисты бесплатно вас проконсультируют и помогут подобрать решение, подходящее под нужды вашей компании.