Автоматизація бізнесу
«Навіщо мені автоматизація бізнесу, якщо і так все нормально працює? Процеси налагоджені, є колектив - ми і без неї справляємося. Знаю, що це зараз користується попитом, але в чому сенс, якщо все влаштовує? »
Такі міркування з боку власників бізнесу не позбавлені логіки. Якщо нинішні схеми роботи вже стабільно приносять результат, то який сенс ламати те, до чого звикли? З цієї точки зору все правильно, але є і зворотна сторона. Розберемося з питанням, що ж дає автоматизація бізнес-процесів.
Що таке автоматизація бізнесу?
Тема автоматизації обросла величезною кількістю стереотипів і міфів, які мають мало спільного з реальністю. Наприклад, що автоматизувати можна тільки роботу бухгалтера, що це необхідно тільки дуже великим підприємствам або що впровадження - дорогий процес, який не завжди окупається.
По суті ж реальна автоматизація бізнесу - це процес, при якому трудомістка ручна робота співробітників лягає на плечі спеціальних програм. Таким чином, сучасні технології визволяють час персоналу для вирішення більш важливих завдань. У підприємництві зазвичай це необхідно в двох випадках:
-
коли потрібно спростити рутинні процеси, без яких неможлива робота підприємства (звітність, бухгалтерський облік);
-
коли потрібно автоматизувати процеси, спрямовані на розвиток бізнесу (продажу, взаємодія з партнерами, постачальниками, клієнтами і т.д).
Виходячи з цього вже формуються цілі для автоматизації. Якщо в першому випадку це буде економія часу і ресурсів співробітників, а також скорочення помилок внаслідок людського фактора, то в другому - вплив на прибутковість бізнесу, поліпшення сервісу, залучення та утримання клієнтів і багато іншого. Сучасні програмні продукти для автоматизації здатні впоратися з будь-якою з перерахованих завдань. Важливим є те, що рішення підбирається індивідуально під запити конкретної компанії.
Навіщо потрібна автоматизація бізнесу?
Незалежно від розмірів компанії, впровадження буде корисно для:
Кратного зростання прибутку. Завдяки автоматизації бізнес-процесів співробітники можуть обслуговувати більшу кількість клієнтів за меншу кількість часу. Всю рутину виконують спеціальні програми, а участь людини зводиться до мінімуму. Виходить, що прибуток підприємства буде зростати, а витрати на персонал - немає.
Істотної економії часу. Деякі завдання в процесі роботи компанії не впливають на прибуток, але їх необхідно виконувати, інакше частина процесів може взагалі зупинитися. Автоматизація візьме на себе цей функціонал, а час, що звільнився співробітники зможуть витратити на більш продуктивні завдання.
Підвищення ефективності і точності процесів. Щоб уникнути помилок через втому або неуважності співробітників. Використання програм виключає людський фактор.
Покращення процесів. Деякі завдання в роботі компанії виконати вручну може бути або дуже довго, або дуже дорого, наприклад, телефонувати по базі або розсилка нагадувань. Якщо ж використовується автоматизація, то компанія не тільки спрощує виконання завдання, а й виходить на новий рівень взаємодії з клієнтами і партнерами.
Крім того, автоматизація та оптимізація бізнес-процесів допоможе:
-
якісно планувати фінансові показники (фіксувати надходження коштів, витрати, запобігати касові розриви);
-
займатися розрахунками, пов'язаними з рентабельністю замовлень, вибираючи найбільш прибуткові і перспективні;
-
організувати логістику і поліпшити її якість на всіх етапах;
-
за лічені хвилини готувати будь-які необхідні документи для партнерів і клієнтів;
-
оперативно отримувати ключову інформацію про стан справ в компанії;
-
забезпечити безпечне зберігання інформації, оскільки кожен співробітник буде працювати тільки з тими даними, до яких у нього є доступ.
Основні передумови для автоматизації бізнес-процесів компанії
Існують різні причини для впровадження програмних продуктів, основна з яких - кратне зростання компанії. Виставити вручну 10 рахунків або внести дані - не те ж саме, що повторити ті ж дії 100 або навіть 1000 разів. Це ж стосується і інших процесів в компанії, починаючи від закупівель і закінчуючи управлінням. Суб'єкту господарювання, але системи управління в ній залишаються колишніми, це значною кількістю помилок, збоями і втратою прибутку. Що негативно позначиться на подальшому зростанні компанії.
Ще одна передумова для впровадження автоматизації - використання Excel. До недавнього часу це був єдиний інструмент для обліку та управління в компанії. Багато хто використовує його до сих пір, але часи змінюються. І якщо для невеликих компаній, в яких працює не більше 10-20 осіб, це ще прийнятний варіант, то для більших гравців - немає.
У порівнянні з сучасними програмами для автоматизації, Excel за багатьма параметрами програє. Його використання значною кількістю помилок, збоями і проблемами при отриманні аналітичної звітності. Особливо критично це при роботі з великими обсягами інформації. Крім того, використання Excel веде до таких проблем, як:
-
несумісність файлів через різні версій програм внаслідок чого виникають помилки в документах або вони взагалі не відкриваються;
-
неможливість розподіляти доступ до документа, наприклад, коли потрібно відкрити можливість редагувати тільки частина файлу;
-
постійні уточнення, оскільки не зрозуміло, ким і коли були внесені зміни в документ і наскільки ця інформація актуальна зараз;
-
втрата часу на те, щоб відкривати і редагувати файли, що особливо відчутно згодом, коли кількість інформації в них зростає;
-
складності у веденні історії та обмежені можливості підняти архівні файли, щоб подивитися, наприклад, угоди за певними параметрами;
-
відсутність зв'язку з бухгалтерськими програмами і необхідність повторного введення даних;
-
низький рівень захисту файлової системи і легкий доступ до конфіденційної інформації.
Ще одна причина для впровадження автоматизації бізнес-процесів - неможливість отримувати достовірні дані по взаєморозрахунках, собівартості, маркетингу і т.д. Всі ці показники, звичайно ж, можна вважати вручну. Але, по-перше, це допустимо на невеликих масивах інформації, а, по-друге, зростає ризик неправильних розрахунків. Автоматизація здатна усунути обидві ці проблеми.
Звідси випливає ще одна передумова - складності середньострокового і довгострокового планування з виробництва, продажу, фінансовими показниками і т.д. Вручну займатися аналізом тих обсягів інформації, що потрібні для планування, практично неможливо. Це зажадає багато часу і все одно будуть неточності. Якщо ж покладатися тільки на інтуїцію в питаннях розвитку бізнесу - це значить майже гарантовано приректи себе на проблеми в майбутньому.
Що варто автоматизувати в першу чергу?
Автоматизація бізнес-процесів на підприємстві може бути спрямована практично на будь-яку діяльність в компанії, але найчастіше починають саме з рутини. Саме вона забирає невиправдано велика кількість робочого часу і гальмує розвиток. Також програмні продукти допомагають розібратися з процесами, які впливають на прибуток, і взяти під контроль слабкі місця в організації.
Документація. Це, мабуть, одна з першорядних завдань. Якщо ви коли-небудь займалися цими процесами вручну, то знаєте, скільки часу забирає така робота. Але є і хороша новина - цей процес легко автоматизувати. Крім істотної економії часу, ви зможете відмовитися від щомісячної рутини, полегшити пошук інформації серед документів, а також спростити взаємодію між підрозділами. Як підсумок: економія часу, мінімізація помилок, прозора робота співробітників.
Робота з клієнтами. Автоматизація дає можливість систематизувати всю інформацію про клієнтів, якої ви маєте в своєму розпорядженні. Аж до несуттєвих деталей, які можуть бути корисні в подальшому. Завдяки цьому вдасться налагодити систему клієнтського сервісу всередині організації.
Маркетинг. Скільки коштів витрачається на маркетинг, в яку суму обходиться один клієнт, як довго він залишається з вашою компанією, які рекламні кампанії приносять максимальний прибуток - на ці та інші питання важливо знати відповіді, якщо хочеться, щоб підприємство розвивалося і стабільно приносило прибуток. Автоматизація спрощує розрахунок всіх цих показників і дає доступ в будь-який зручний час як керівнику, так і його підлеглим.
Іноді доцільно почати з найбільш вразливих місць і поступово автоматизувати бізнес-процеси. Таким чином єдина система управління буде формуватися поступово. Головне в цьому питанні пам'ятати про завдання, які ви перед собою ставите. Займаючись впровадженням заради впровадження, ви тільки даремно витратите час і фінанси.
Комплексна автоматизація бізнесу: технології компанії «Камала Софт»
Будь-яке впровадження ERP системи починається з планування. Етапи роботи для кожної компанії можуть змінюватися, оскільки не буває двох ідентичних запитів. Але є ті процеси, які не змінюються незалежно від того, яке завдання потрібно вирішити і наскільки об'ємна належить робота.
На початковому етапі фахівці компанії «Камала Софт» вивчають всі процеси в компанії, аналізують отриману інформацію і формують приблизний план майбутніх робіт. Після чого формується прототип майбутньої системи обліку в компанії, його тестування і створення остаточної концепції, яка буде реалізована. Після цього розробники займаються доопрацюванням і адаптацією програмних продуктів під потреби компанії.
В ході розробки фахівці компанії «Камала Софт» займаються також навчанням персоналу для роботи в новій системі. Для зручності всіх співробітників ділять на групи відповідно до їх посадовими обов'язками і проводять майстер-класи з використання програми. Такий підхід допомагає заощадити час і фінанси.
На етапі впровадження наші фахівці контролюють процес переходу на нову систему, проводять консультації зі співробітниками замовника, стежать за тим, щоб система працювала справно і оперативно виправляють виникають помилки. За необхідності ми також проводимо консультації щодо вирішення типових задач з використанням програмного продукту.
Особливу увагу приділено інформаційної безпеки системи. Для кожного співробітника видаються права і ролі, які відповідають зайнятим посадам. А ризик витоку конфіденційної інформації зводився до нуля.
Після передачі системи в промислову експлуатацію, підписується договір, але на цьому наша робота не закінчується. Ми здійснюємо супровід, яке включає повний перелік послуг, необхідних для стабільної та ефективної роботи програмного продукту. По суті, ми не просто передаємо ПО в користування, а забезпечуємо комплексне рішення задачі. Наша компанія спеціалізується на автоматизації малого, середнього та великого бізнесу. Незалежно від розмірів підприємства, ми допомагаємо ефективно впоратися з поставленим завданням.
Для яких сегментів бізнесу ми надаємо послуги?
-
Автоматизація виробничої діяльності.
-
Управління персоналом і розрахунок заробітної плати.
-
Автоматизація регламентованого та податкового обліку.
-
Автоматизація обліку по МСФО.
-
Автоматизація планування і бюджетування.
-
Автоматизація складської логістики і складського обліку.
До яких результатів призводить автоматизація бізнесу в Україні?
Впровадження дає відчутні переваги, серед яких:
-
Звільнення часу, яке раніше йшло на звіти, графіки, розсилки, узгодження і т.д.
-
Спрощення роботи з клієнтами, починаючи від створення персональних карток і закінчуючи проведенням угод.
-
Раціональне планування робочого часу.
-
Мінімізація помилок внаслідок людського фактора.
-
Поліпшення якості обслуговування.
-
Прозорість роботи співробітників і можливість відстежувати ефективність кожного з них.
-
Швидкий доступ до важливої інформації, на основі якої приймаються управлінські рішення.
-
Можливість відстежувати продажу в режимі реального часу і оперативно вносити корективи.
-
Підвищення загальної результативності бізнесу.
Ефективне управління підприємством складно реалізується без впровадження автоматизації. Повністю ручна робота на всіх етапах - це гарантовані помилки, збої, невірні розрахунки і величезні витрати робочого часу співробітників. Навіть для невеликих компаній актуально більшість перерахованих вище завдань. Вирішити їх вдасться за допомогою впровадження ПО.
Якщо вашої компанії необхідні послуги з автоматизації бізнесу, але у вас залишилися питання чи ні розуміння, з чого почати, - залиште заявку на сайті або телефонуйте за номером телефону (044) 465-63-62. Наші фахівці безкоштовно вас проконсультують і допоможуть підібрати рішення, що підходить під потреби вашої компанії.
