Автоматизація будівельного бізнесу

У будь-якого власника або ТОП менеджера будівельної компанії рано чи пізно виникає питання «А чи не час зайнятися автоматизацією обліку? Настав чи вже це «пора» і яка повинна бути глибина автоматизації обліку в будівництві?».

Чим більше вони розмірковують, тим більше додаткових питань виникає:

1. Яке програмне забезпечення вибрати для автоматизації будівельного бізнесу?

2. Які супутні роботи необхідно виконати, для того що б досягти мети?

3. Яка вартість впровадження і змісту обраного програмного забезпечення?

І чим більше питань у вас виникає, тим вище ваша готовність до автоматизації, і швидше за все «цей» момент (момент впровадження) вже настав.

Пресуппозиції

Кожна будівельна компанія, яка присутня на ринку України, має в своєму арсеналі повний або частковий перелік управлінських звітів, що демонструють рівень прибутковості, витрат і маржинальність по проектам і по компанії в цілому, не кажучи вже про три основних звітах компанії: баланс, звіт про доходи і витратах, звіт про рух грошових коштів. Перелік таких звітів, їх структура і правила інтерпретації даних складають основу управлінського обліку будівельних компаній.

Управлінський облік в тій чи іншій мірі автоматизований в кожної будівельної компанії, хоча у деяких він закінчується на рівні таблиць Excel. Але треба розуміти, що наявність якісного, надійного і актуального управлінського обліку забезпечує керівникам різного рівня «грунт» для прийняття управлінських рішень і грамотного ведення будівельного бізнесу. Ефективні ці рішення чи ні, обгрунтовані або інтуїтивні, своєчасні або запізнюються, буде залежати від якості одержуваної інформації.

Автоматизація будівельного бізнесу: передумови

Тригером для прийняття рішення про автоматизацію може послужити одне або кілька тверджень, перерахованих нижче, і чим їх більше, тим ймовірність прийняття рішення вище:

• Нерозуміння загального стану підприємства, тобто неможливість відповісти на питання: «Чому за даними бухгалтерського обліку прибуток є, а грошей на своєчасне погашення заборгованості не вистачає»

• Оплати підрядникам і постачальникам проходять із затримками, через тривалі ланцюжка узгоджень і перевірок;

• Кожен конкретний проект показує достатню маржу, тобто прибутковість і витрати проекту в рамках бюджету проекту, а в цілому по компанії загальний річний результат не радує ні ТОП менеджмент компанії, ні тим більше власників;

• Вважається нормою пошук і призначення винного за те, що вчасно не були доставлені матеріали на будівельний майданчик, двічі сплатили одні і ті ж обсяги робіт субпідряднику; не почали роботи, які за графіком проекту вже повинні були бути завершені; закупили матеріалів більше / менше, ніж було потрібно для проекту;

• Списання матеріалів - ця «солодка біль» усіх бухгалтерів будівельних організацій, що займає щомісяця 3-4 дня бухгалтера, керівника проекту, виконроба на ділянці, причому, всі троє говорять «на різних мовах»;

• На підготовку управлінської звітності потрібно часу від одного тижня, а не від однієї години;

• Отримання актуальної інформації в режимі «сьогодні - на сьогодні», або «щотижня на кінець поточного / початок наступного тижня» - неможливо, кращий варіант отримання даних - це дані за місяць на кінець наступного місяця (тобто актуальність місяць назад).

Якщо деякі з тверджень можна віднести до вашої компанії, то час для автоматизації прийшло.

Автоматизація будівельного виробництва дозволить вирішити основні завдання, які ставить перед собою управлінський облік це: планування - виконання - контроль - потім перепланування - виконання - контроль - і знову по циклу.

Отже, відповівши на питання «Чи не час нам автоматизувати?» перейдемо до питання «Яке програмне забезпечення вибрати для автоматизації будівельного виробництва?».

Програмне забезпечення для будівельного бізнесу: що вибрати?

На сьогоднішній день, для автоматизації будівельного бізнесу в Україні використовують такі програмні продукти:

• Типові рішення на платформі BAS та інші системи автоматизації бізнесу (вимагають великого обсягу доробок для обліку специфіки будівельних організацій)

• Спеціалізовані рішення:

• Управління будівельною організацією (комплексне, але застаріле рішення)

• Підрядник будівництва (закриває окремі аспекти управління будівельною компанією)

• BAS Будівництво. Бухгалтерія (вирішує виключно питання бухгалтерського обліку будівельної компанії)

• Сучасні комплексні галузеві рішення Камала Будівництво та Камала Будівництво Лайт.

Чому «Камала. Будівництво» це рішення, на яке варто звернути увагу

На наш погляд, найбільш повно потреби будівельних компаній покриває модуль «Камала. Будівництво », який є надбудовою на типові програмні продукти лінійки BAS: ERP, Комплексне управління підприємством, Малий бізнес. Оскільки, модуль може бути надбудований на одне з трьох типових рішень, то і сегмент ринку, який він може покрити, досить широкий - від невеликих будівельних компаній до великих холдингів.

Глибока інтеграція модуля в типові рішення дозволяє використовувати будівельну аналітику в типовому функціонал обліку грошових коштів і накопиченні витрат.

За допомогою рішення «Камала. Будівництво »будівельний бізнес отримує можливість вести в одній системі всі процеси будівельної організації, а саме:

• Створювати кошторису по корпоративним розцінками, згідно з правилами кошторисного ціноутворення, безпосередньо в системі або завантажити готові кошторису з АВК з можливою деталізацією: робота, ресурс, накладні витрати, кошторисний прибуток;

• Планувати роботи проекту, як в Microsoft Project, використовуючи зв'язки між роботами і визначивши дату початку або дату закінчення проекту (візуалізація планування представлена ​​Діаграмою Ганта);

• Зв'язати терміни і аналітику обліку кошторисного відділу, ПТО, будівельного майданчика, постачання, бухгалтерії, що поліпшить взаєморозуміння різних відділів підприємства;

• Створити і зафіксувати базовий бюджет проекту, згідно з прийнятою на підприємстві методикою бюджетного управління, і в подальшому оновлювати його з урахуванням нових даних і факту виконання робіт, фіксуючи і погоджуючи нові бюджети щомісячно чи щоквартально. Бюджет містить деталізацію до ресурсу, його кількості і планової вартості. Є можливість порівнювати бюджети між собою і з фактом виконання;

• Відстежувати відхилення бюджету проекту. План - факт бюджету проекту відстежується не тільки для накопичення витрат, але також для руху грошових коштів за проектом в розрізі структури робіт проекту і в розрізі виду витрат: матеріальних, трудових, машин і механізмів. Субпідряд також можна розшифрувати до виду витрат;

• Вести облік договорів субпідрядників і взаєморозрахунків за договорами - реалізована передача робіт на субпідряд, фіксація умов за договорами з підрядниками, оформлення специфікації до договору з фізичними обсягами, вартістю, ресурсами, які використовуються для виконання робіт; реалізований контроль переданих та актіруемих обсягів робіт субпідрядникам;

• Планувати потреби матеріальних ресурсів і можливість передати потреби в модулі планування типових конфігурацій, на підставі потреби формується план закупівель і план виробництва;

• Розраховувати потреби трудових і машинних ресурсів;

• Відображати виконання фізичних обсягів робіт;

• Відображати витрата матеріалу по плановим нормам пропорційно виконаним обсягам;

• Відображати вироблення трудових і машинних ресурсів;

• Відображати підтвердження внутрішньою службою технагляду виконаних обсягів робіт; відображати освоєння бюджету проекту; можливість роздрукувати форму КС2в; вести накопичувачі між обсягами робіт, отриманими, як зведення з ділянки з обсягами робіт, готовими до здачі замовнику, і обсягами робіт, прийнятими замовником;

• Актувати виконані обсяги робіт субпідрядника за результатами внутрішньої приймання робіт; вести накопичувачі між обсягами робіт, отриманими, як зведення з ділянки з обсягами робіт, готовими до приймання від субпідрядника, і обсягами робіт, вже заактувати нами субпідряднику; можливість роздрукувати форму КС3в від імені підрядника на підставі узгоджених в договорі обсягів і вартості робіт (що дозволяє уникнути нескінченних перевірок актів і обсягів, цю функцію виконує система);

• Відображати роботи, прийняті Замовником;

• Списувати номенклатуру згідно з нормами списання ресурсів по роботах; можливість роздрукувати форму М29 безпосередньо з облікової системи.

Модуль «Камала Будівництво» має близько 50 звітів, якими можна аналізувати освоєння бюджету проекту, маржинальність, доходи і витрати проекту, план-факт-відхилення по вартості, обсягами робіт, кількістю та вартістю ресурсів, що істотно спрощує ведення будівельного бізнесу.

Функціонал модуля «Камала Будівництво» тільки доповнює типовий функціонал продуктів лінійки BAS. Базове рішення BAS підбирається виходячи з потреб замовника і вирішує завдання:

• регламентованого обліку,

• управління персоналом та розрахунку зарплати,

• управління закупівлями та продажами,

• виробничого обліку,

• казначейства та бюджетування,

• обліку по МСФО і ін.

Ступінь готовності компанії до автоматизації будівельних процесів

Отже, відповівши на питання «Яке програмне забезпечення вибрати для автоматизації та управління будівельним виробництвом?», Можна ще задати питання «Чи готові ми до впровадження». Відповідь на це питання вплине на обсяги робіт, які необхідно буде виконати під час впровадження та, звичайно, і на тривалість впровадження.

Щоб зрозуміти, чи готові ви до впровадження програмного продукту, варто визначитися з наявністю у підприємства:

1. Корпоративних норм і розцінок на основні роботи;

2. Бази ресурсів з цінами на основні ресурси;

3. Структури типових проектів, які виконуються компанією;

4. Структурованих звітів по руху грошових коштів, узгоджений довідник «Статті руху грошових коштів»;

5. Структурованих звітів по доходах і видатках проекту; узгоджений довідник «Статті витрат»;

6. Формалізованих будівельних бізнес-процесів;

7. Бюджетної політики, використання бюджетного управління компанією.

Чим більше позитивних відповідей, тим швидше і простіше проходить процес впровадження. Варто врахувати, що це тільки технічна складова питання і важливу роль відіграють й інші фактори - здатність до навчання фахівців, готовність до змін, дисципліна і багато іншого.

Якщо на більшість питань ви відповіли «ні» і тепер переживаєте, що ваша компанія не готова до впровадження нового програмного забезпечення, то це не проблема. Команда фахівців компанії «Камала Софт» підкаже, як організувати облік на підприємстві, оптимізувати його роботу і допоможе створити необхідні довідники, зробити реінжиніринг бізнес-процесів будівельного обліку.

Для безкоштовної консультації або замовлення комплексної автоматизації будівельної компанії телефонуйте за номером (044) 465-63-62 або залишайте заявку на сайті. Будемо раді вам допомогти!