Документообіг організації зі складною структурою являє собою щоденний обмін десятками файлів, службових записок, наказів, накладних. Для автоматизації цього процесу і спільної роботи персоналу широко використовується «BAS Документообіг КОРП».
Програма дозволить оптимізувати обмін документами і контролювати поточний стан документів. Впровадження даної ІТ-системи виключить можливість втрати оригіналів документів при обробці і підвищить виконавську дисципліну персоналу. А разом з тим - істотно полегшить взаємовідносини між відділами і співробітниками.
Кому підходить продукт?
Програма для документообігу на основі BAS розрахована на різні бюджетні організації зі складною структурою. Підійде цей продукт і для:
-
працюючих в комерційній сфері великих корпорацій;
-
банківських та інших фінустанов;
-
різних виробничих компаній;
-
невеликого приватного бізнесу.
Відмінною рисою даної програми є універсальність. Це програмне забезпечення не має галузевої приналежності і може успішно використовуватися в організаціях і підприємствах будь-якої галузі і форми власності.
Призначення і особливості «BAS Документообіг КОРП»
Установка системи «BAS Документообіг КОРП для України» дозволяє автоматизувати внутрішній обмін даними і документами. Програма охоплює всі сервіси, служби і відділи корпорації.
«BAS Документообіг КОРП» відповідає чинним українським законодавчим актам і застосовується для:
-
оперативного доступу до всіх наявних документів і їх обліку;
-
централізованого зберігання даних з високим рівнем захисту;
-
обліку договорів;
-
створення і роботи з різними версіями файлів;
-
нанесення штампів реєстрації;
-
обробки текстових та інших файлів;
-
обліку тривалості роботи з документами;
-
моніторингу клієнтських звернень;
-
сканування і завантаження файлів;
-
документообігу між структурними підрозділами.
Для обміну інформацією з клієнтами та партнерами, будуть потрібні програми, які підтримують цифровий підпис. Наприклад, «FREDO ДОКМ», «FlyDOC» або «M.E.Doc». Такі продукти допоможуть забезпечити повноцінний електронний документообіг між організаціями.
Функціональні можливості
Автоматизація документообігу за допомогою продукту BAS дає можливість обробляти дані в розрахованому на багато користувачів режимі. Оператори можуть створювати і редагувати документи будь-яких типів. Кожен такий файл супроводжується карткою з набором реквізитів, необхідних для відстеження в системі.
Крім роботи з документацією, в «BAS Документообіг КОРП» продуманий і інший функціонал. Наприклад, модулі для передачі даних, узгодження і зберігання наявних актів, договорів, службових записок, накладних, інших документів.
Зберігання та доступ до інформації
Всі файли і внутрішня документація зберігаються в каталогах з розмежованими правами доступу. Для кожної з них встановлюється дозвіл для виконання потрібної операції (наприклад, редагування файлу) одним оператором, групою співробітників. Структура таких каталогів формується, виходячи з оргструктури компанії.
Реєстрація вхідних і вихідних документів
Реєстрація документів, що надходять в «BAS Документообіг» виконується відповідно до стандартів діловодства, типовими інструкціями. Після фіксації нового документа здійснюється ряд процедур:
-
облік надійшли паперів, нанесення штрих-кодів і штампів реєстрації;
-
обробка документа;
-
сповіщення виконавців;
-
контроль термінів виконання;
-
складання, видалення і автоматичне архівування завдань за поточними документами.
Також складаються звіти по прийому і виконання службових записок, розпоряджень, інших документів.
Облік звернень громадян
Є функціонал для роботи з громадянами. Згідно з чинним законодавством, їх звернення до компанії фіксуються і обробляються на певному робочому місці. При цьому у відповідального співробітника є доступ до всієї кореспонденції за зверненням і необхідним додатковим даними.
Для розгляду та врахування стану клієнтських звернень в програмі передбачено кілька типів звітів. Є можливість враховувати дублікати, перенаправляти клієнтів в інші агентства в разі повторного звернення.
Облік угод
Рішення на основі BAS дозволяє повністю автоматизувати всі етапи роботи з договірними документами. В тому числі:
-
підготовку та узгодження проекту договору;
-
облік пов'язаних з конкретним договором актів, службових записок і додаткових угод;
-
призначення і відстеження термінів дії кожного угоди;
-
продовження періоду дії договору (в разі потреби);
-
відстеження поточного стану фінансових зобов'язань.
Передбачена можливість перевірки наявності супровідних паперів, а також виконання операцій, пов'язаних з веденням звітності та скасуванням договорів.
Сканування документів і електрона пошта
Передбачено функціонал для завантаження файлів з сканерів з підтримкою TWAIN. Сканування виробляється в популярні формати .jpg, .tiff, .pdf. Штрих-коди документів розпізнаються автоматично. Також є можливість розпізнавання малюнків, пошуку по тексту документа.
Будь-який наявний в базі ІТ-системи документ можливо відправити e-mail. Можливе завантаження файлів з вхідної кореспонденції.
Перегляд документів, їх редагування
Робота з файлами здійснюється на призначеному для користувача робочому місці. При цьому оператору доступний перелік завдань і робочих файлів. Він може змінювати порядок документів в розділі, видаляти і додавати елементи.
В ході спільної роботи конфлікт версій виключений за рахунок блокування. При внесенні змін у файл система створює копію із зазначенням користувача і часу редагування. Переглянути та видалити попередні версії оператор може через картку документа.
Шаблони
Користуючись «BAS Документообіг», персонал компанії може створювати шаблони робочих документів. В поля шаблону прописується час створення, автор, назва файлу та інше. При необхідності ці відомості можна змінити.
Штрих-коди, реєстраційні штампи
Система автоматично привласнює штрихкод кожним документом і файлу. Цей код друкують на спеціальній наклейці, титулі оригінального документа або окремому аркуші. Також зображення штрих-коду можна додати в електронний файл. Наявність таких кодів прискорює пошук облікової карти потрібного документа і полегшує обробку інформації при скануванні.
Також користувачі можуть роздрукувати реєстраційний штамп. У ньому міститься номер реєстрації, відомості про організацію та інше.
Переадресація вхідної документації
Модуль дозволяє перенаправляти файли і отримувати кореспонденцію від зовнішніх адресатів. Причому відправка файлів, а також терміни виконання директив по документам контролюються автоматично.
Ціна продукту
Автоматизація документообігу на підприємстві вимагає певних фінансових витрат. Ціна призначеного для цієї мети програмного продукту на платформі BAS буде залежати від:
-
типу ліцензії;
-
структури самої організації;
-
необхідності інтеграції з наявними програмними продуктами;
-
кількості робочих місць, що потребують автоматизації.
Купити BAS Документообіг КОРП за вигідною ціною можна на сайті «Камала Софт». Компанія спеціалізується на впровадженні програм для автоматизації бізнес-процесів на підприємствах України. Телефонуйте або залишайте заявки онлайн.
