BAS Управління автотранспортом Стандарт

Галузеве рішення "BAS Управління автотранспортом Стандарт" призначено для автоматизації управлінського і оперативного обліку в автотранспортних підприємствах і організаціях, а також в автотранспортних підрозділах торгових, виробничих та інших підприємств, що використовують автотранспорт для власних потреб.

Рішення складається з наступних основних підсистем:

• Управління автопарком

• Управління замовленнями і диспетчеризація

• Облік подорожніх листів

• Облік ПММ і технічних рідин

• Облік ремонтів і агрегатів

• Облік ДТП і штрафів

• Складський облік запчастин і витратних матеріалів

• Облік роботи водіїв

• Взаєморозрахунки з контрагентами

• Облік доходів і витрат

• Обмін даними з "BAS Бухгалтерія"

Управління замовленнями і диспетчеризація

Вирішуються такі завдання:

• облік і розподіл замовлень на автомобілі;

• облік рознарядок;

• робота з маршрутними листами.

"BAS Управління автотранспортом Стандарт" має зручну систему обліку і розподілу замовлень на автомобілі. Замовлення на автотранспорт можуть враховуватися від внутрішніх підрозділів компанії і від сторонніх контрагентів.

У замовленні на транспортний засіб (ТЗ) враховуються:

• адреси і тимчасові вікна доставки вантажів;

• параметри і характеристики вантажу;

• послуги, що надаються в рамках перевезення вантажу;

• вимоги до транспорту.

У програмі можливо формувати добові рознарядки на транспорт. Виписка рознарядки на випуск автомобілів відбувається з урахуванням різних режимів роботи ТС і графіків роботи водіїв.

АРМ Диспетчера

АРМ Диспетчера призначений для автоматизації робочого місця диспетчера.

Основне призначення АРМ - допомога в обробці замовлень покупців і формування завдань на перевезення.

Можливості:

• швидкий підбір замовлень;

• заповнення документів "Маршрутний лист";

• робота з журналом "Маршрутні листи";

• робота з журналом "Подорожні листи";

• групове формування і друк документів "Рознарядка".

Взаєморозрахунків з контрагентами

Вирішуються такі завдання:

• ведення прейскурантів і тарифів на транспортні послуги;

• розрахунок вартості наданих послуг;

• формування документів реалізацій, рахунків і актів, реєстрів.

Відмітна особливість програми - продуманий довідник тарифів, який дозволяє створювати складні тарифи, гнучко налаштовувати їх дію для контрагентів і договорів контрагентів, для маршрутів, для моделей ТЗ та інше.

У програмі можливо:

• налаштувати залежність величини тарифу від обсягу виконаної роботи;

• встановлювати фіксовані тарифи;

• створювати складні тарифи.

На підставі діючих тарифів програма може автоматично підраховувати вартість наданих транспортних послуг в документі "Товарно-транспортна накладна", який може бути створений усередині подорожнього листа.

За довільний період часу для клієнтів можуть бути сформовані рахунки і акти послуг з різним ступенем деталізації.

Крім рахунків і актів можна сформувати реєстр наданих послуг.

Підтримується вивантаження документів реалізації в програму "BAS Бухгалтерія".

Облік доходів і витрат

Вирішуються завдання:

• облік прямих оперативних витрат на власний транспорт;

• гнучке налаштування бази для розподілу доходів і витрат;

• облік інших витрат на автомобілі.

Прямі витрати визначаються на підставі подорожніх і ремонтних листів: вартість ПММ, вартість ремонтів і технічного обслуговування автомобілів, амортизація, знос шин.

Для кожної з статей доходів / витрат, а також статей собівартості є можливість задати базу, спосіб і варіант розподілу між аналітиками.

Звіти по видатках можна отримувати в різних розрізах аналітики, наприклад, в розрізі замовлень на ТЗ, автомобілів, підрозділів або в розрізі замовників.

За підсумками роботи можна проаналізувати рентабельність роботи транспорту.

Управління автопарком

Вирішуються основні завдання:

• ведення довідника транспортних засобів;

• облік документів ТС і водіїв, контроль закінчення їх термінів дії;

• облік вироблення ТС і обладнання.

Вся основна інформація про автомобілі компанії зберігається в довіднику "Транспортні засоби та обладнання".

Норми проходження планового технічного обслуговування задаються за моделями ТЗ. Програма дозволяє налаштовувати норми ТО як за різними параметрами вироблення (пробіг, кількість виконаних операцій, напрацювання в мотогодинах і т.д.), так і в залежності від календарних термінів.

При наближенні чергового ТО автомобіль потрапляє в звіт "Контроль термінів наближення ТО", а в списку ТЗ він виділяється спеціальної піктограмою.

Функціональні можливості програми також дозволяють:

• вести облік і контроль терміну дії будь-яких документів водіїв та автомобілів;

• завантажувати і зберігати скан-копії документів в системі.

При закінченні терміну дії документа в списку ТЗ автомобіль позначається спеціальною піктограмою, а зведену інформацію можна отримати в спеціалізованому звіті.

Інформація за простроченими документами автоматично переноситься в архів.

Облік подорожніх листів

У програмі можна виписувати і обробляти шляхові листи різних видів:

• легкового автомобіля;

• вантажного автомобіля (погодинна, відрядна);

• спеціального автомобіля;

• міжміського автомобіля;

• автобуса;

• фізичної особи-підприємця;

• рапорт про роботу будівельної машини.

Всі перераховані друковані форми подорожніх листів є уніфікованими.

Виписка подорожнього листа виконується як ручним введенням, так і автоматичною пакетної випискою. Режим пакетної виписки особливо зручний для підприємств з великим автопарком, оскільки дозволяє за короткий проміжок часу сформувати і роздрукувати шляхові листи з мінімальними затратами диспетчера.

При обробці подорожнього листа програма розраховує параметри вироблення ТС і водіїв рейсом (пробіг з вантажем, час в наряді, в роботі, в просте і інші), а також нормативні та фактичні витрати ПММ і технічних рідин (ТР) автомобілів.

На підставі даних шляхових листів програма формує аналітичні звіти:

• Напрацювання устаткування в мотогодинах;

• Карка роботи ТС;

• Пробіг ТЗ;

• Вироблення транспортних засобів;

• Діаграма стану ТЗ (у вигляді діаграми Ганта);

• та інші звіти.

Облік ПММ і технічних рідин

Вирішуються такі завдання:

• облік оборотів і витрати палива і ТР в розрізі кожного автомобіля;

• облік фактів економії і перевитрати палива водіями в кожному рейсі;

• контроль і інвентаризація залишків ПММ і технічних рідин на ТЗ.

Розрахунок нормативних і фактичних витрат палива

Для автомобілів можливо враховувати базові норми витрат ПММ, а також норми витрат палива на спеціальні роботи.

Є облік коригувальних коефіцієнтів ПММ (складні умови роботи, температурні коефіцієнти, сезонні надбавки).

Всі алгоритми розрахунку нормативних витрат палива розроблені відповідно до наказу Міністерства транспорту України.

Заправки і сливи ПММ

Основні можливості:

• облік фактів зливу палива;

• можливість проведення інвентаризації залишків палива в баках автомобілів;

• облік заправок зі складу, за готівку, по пластиковій картці, за талонами, від постачальника;

• можливість завантаження звітів процесингових центрів по деталізації заправок ПММ з пластикових карт;

• можливість порівняння завантажених заправок з чеками водіїв.

Повну картину за рухом палива і ТР можна проаналізувати за допомогою різних звітів:

• відомість руху ПММ;

• відомість приходу-витрати ПММ на ТЗ;

• заправки ПММ;

• порівняння заправок з пластикових карт.

Облік ремонту та агрегатів

Основні можливості:

• облік заявок на ремонт;

• облік планових ТО автомобілів і виконаних ремонтів у власній ремонтній зоні і в сторонніх автосервісах;

• друк форми "Вимога-накладна" з документа "Ремонтний лист";

• облік агрегатів;

• облік фактів установки і заміни шин, акумуляторів та іншої додаткової комплектації.

Програма дозволяє детально проаналізувати інформацію по всім майбутнім і виконаним ТО і ремонтів транспорту за допомогою звітів: "Планування ТО", "Графік ТО".

Є звіти для аналізу всіх використаних при ремонтах витратних матеріалів і запчастин, є можливість скласти рейтинг автомобілів за витратами на ремонт.

У підсистемі "Облік агрегатів та іншої комплектації автомобілів" виконується облік шин, акумуляторів, а також аптечок, рацій та іншої додаткової комплектації автомобілів.

Облік агрегатів ведеться в розрізі кожного автомобіля, а шин - ще і в розрізі місць установки.

Для зручної роботи механіка в ремонтному листку передбачений майстер установки шин, який дозволяє швидко і наочно, використовуючи макети ТС, здійснювати наступні операції:

• встановлювати, змінювати, знімати шини;

• перевіряти інформацію про наявні на автомобілі шин.

У програмі фіксується інформація про дату і місце установки кожної конкретної шини. На підставі даних по пробігу ТЗ програма розраховує поточний знос шин, встановлених в даний момент на автомобілі, дозволяє заздалегідь спрогнозувати терміни їх заміни.

Облік ДТП і штрафів водіїв

У програмі ведеться облік дорожньо-транспортних пригод (ДТП).

Функціонал надає наступні можливості:

• облік і оформлення документів про ДТП;

• облік даних за заподіяний збиток ТЗ, по страхових виплатах;

• ведення статистики причин ДТП, характерах порушень ПДР;

• ведення рейтингу водіїв-порушників.

Звіти дозволяють проаналізувати причини аварійності, частоту участі в ДТП водіїв, порівняти суми страхових компаній з витратами на відновний ремонт ТЗ.

У програмі також реалізовано облік штрафів, отриманих водіями.

Функціонал надає наступні можливості:

• друк форми згоди для утримання штрафів з зарплати;

• зберігання фотографій порушень;

• ведення рейтингу водіїв-порушників;

• ведення аналітики по видам порушень ПДР.

У відповідних документах заносяться дані про ТЗ та водіїв-порушників, характер порушення ПДР, суму штрафу і факт оплати штрафу.

Аналітичні звіти по штрафам дозволяють проаналізувати статистику про порушення ПДР, вивести рейтинг водіїв-порушників ПДР.

Складський облік запчастин і витратних матеріалів

Основні можливості:

• облік надходження та списання запчастин, палива, технічних рідин і витратних матеріалів на склад;

• облік видачі запчастин і витратних матеріалів;

• внутрішнє переміщення номенклатури між складами;

• списання товарів на автомобіль;

• можливість проведення інвентаризації;

• контроль актуальних залишків товарів на складах.

Проаналізувати рух товарів на складах і залишки можна за допомогою різних звітів.

Облік роботи водіїв

Вирішуються основні завдання:

• облік вироблення і робочого часу водіїв;

• нарахування заробітної плати за дорожніми листами.

Функціональні можливості дозволяють:

• формувати, зберігати і друкувати індивідуальні графіки роботи водіїв на довільний період часу (місяць, рік і т.д.);

• формувати табеля обліку робочого часу.

Відомості про нарахування виплат водіям фіксуються в документі "Нарахування зарплати".

Ці дані можуть використовуватися для розрахунку оподаткування та формування звітності, а також можуть бути вивантажені в програму "BAS Бухгалтерія".