Оформите заявку на услугу, мы свяжемся с вами в ближайшее
время и ответим на все интересующие вопросы.
Автоматизация документооборота способна решить две основные задачи на предприятии:
-
Полная автоматизация бизнес-процессов согласования документов.
-
Безопасность и удобство хранения файлов.
Что дает автоматизация документооборота на предприятии?
Она позволяет:
-
упростить и систематизировать процессы, связанные с согласованием документов;
-
исключить лишние звенья из процесса согласования;
-
значительно сократить количество времени, которое уходит на согласование;
-
контролировать все этапы согласования, в том числе и получить информацию о том, где сейчас находятся файлы, у кого и т.д.
Кроме того, система электронного документооборота положительно влияет на исполнительную дисциплину в компании. Благодаря электронному документообороту, большее число сотрудников ознакомится с указами и распоряжениями. В то время как без автоматизации велик риск забыть, потерять или не увидеть важные файлы.
Преимущества автоматизации
Автоматизация электронного документооборота помогает повысить исполнительскую дисциплину коллектива и оптимизировать бизнес-процессы компании, связанные с документооборотом.
Дополнительные преимущества — это:
Прозрачность. У менеджера появляется возможность отслеживать, кто, когда и какие изменения вносил в документы. И помимо контроля упрощается поиск нужных файлов.
Простота поиска. Благодаря хранению файловой истории, можно в любой момент найти нужный файл и поднять всю хронологию изменений в документе, чтобы найти корень проблемы. Это особенно удобно при возникновении конфликтов или недопониманий с клиентами, поставщиками и партнерами.
Удаленный доступ. Дает возможность выполнять свои обязанности независимо от местоположения сотрудника.
Безопасность данных. Чтобы уменьшить риск человеческого фактора и исключить осознанное вредительство, для всех файлов в системе создаются резервные копии. Благодаря чему безопасность информации выходит на качественно другой уровень.
Бережливое производство. Процесс автоматизации документооборота позволяет экономить ресурсы компании, в том числе и время, и пространство. Например, автоматизированный документооборот дает возможность не делать огромное количество распечаток, а сами файлы могут быть безопасно удалены в зависимости от того, какой срок хранения был установлен.
Повышение качества работы. Автоматизируют обычно рутинные ежедневные задачи, которые отнимают много времени сотрудников. Благодаря этому у сотрудников освобождается время для другой работы, а топ-менеджеры могут заниматься решением стратегических вопросов, а не текущими проблемами.
Результаты внедрения программ для автоматизации документооборота
Благодаря оптимизации бизнес-процессов на предприятии вы получите такие преимущества:
-
электронный архив всех документов, а также возможность работать только с актуальными версиями документов (тех, в которые были внесены последние изменения);
-
шаблоны файлов, простую и понятную структуру и ускоренный в разы процесс согласования;
-
возможность привязать к документам финансовых аналитиков, чтобы установить взаимосвязь между бюджетированием и электронным документооборотом;
-
в компаниях с несколькими филиалами ускоряется и упрощается процесс согласования и передачи файлов;
-
систему можно настроить таким образом, чтобы определенные изменения в документах запускали сопутствующие процессы, например, после оплаты начиналось выполнение заказа;
-
в значимых документах можно ставить электронную цифровую подпись.