Отраслевое решение "BAS Управління автотранспортом Стандарт" предназначено для автоматизации управленческого и оперативного учета в автотранспортных предприятиях и организациях, а также в автотранспортных подразделениях торговых, производственных и других предприятий, использующих автотранспорт для собственных нужд.
Решение состоит из следующих основных подсистем:
- Управление автопарком
- Управление заказами и диспетчеризация
- Учет путевых листов
- Учет ГСМ и технических жидкостей
- Учет ремонтов и агрегатов
- Учет ДТП и штрафов
- Складской учет запчастей и расходных материалов
- Учет работы водителей
- Взаиморасчеты с контрагентами
- Учет доходов и расходов
- Обмен данными с "BAS Бухгалтерія"
Управление заказами и диспетчеризация
Решаются следующие задачи:
- учет и распределение заказов на автомобили;
- учет разнарядок;
- работа с маршрутными листами.
"BAS Управління автотранспортом Стандарт" имеет удобную систему учета и распределения заказов на автомобиле. Заказы на автотранспорт могут учитываться от внутренних подразделений компании и от сторонних контрагентов.
В заказе на транспортное средство (ТС) учитываются:
- адреса и временные окна доставки грузов;
- параметры и характеристики груза;
- услуги, предоставляемые в рамках перевозки груза;
- требования к транспорту.
В программе возможно формировать суточные разнарядки на транспорт. Выписка разнарядки на выпуск автомобилей происходит с учетом различных режимов работы ТС и графиков работы водителей.
АРМ Диспетчера
АРМ Диспетчера предназначен для автоматизации рабочего места диспетчера.
Основное назначение АРМ - помощь в обработке заказов покупателей и формирования заданий на перевозки.
Возможности:
- быстрый подбор заказов
- заполнения документов "Маршрутный лист";
- работа с журналом "Маршрутные листы";
- работа с журналом "Путевые листы";
- групповое формирование и печать документов "Разнарядка".
Взаиморасчетов с контрагентами
Решаются следующие задачи:
- ведение прейскурантов и тарифов на транспортные услуги;
- расчет стоимости оказанных услуг;
- формирование документов реализаций, счетов и актов, реестров.
Отличительная особенность программы - продуманный справочник тарифов, который позволяет создавать сложные тарифы, гибко настраивать их действие для контрагентов и договоров контрагентов, для маршрутов, для моделей ТС и другое.
В программе возможно:
- настроить зависимость величины тарифа от объема выполненной работы;
- устанавливать фиксированные тарифы;
- создавать сложные тарифы.
На основании действующих тарифов программа может автоматически рассчитывать стоимость предоставленных транспортных услуг в документе "Товарно-транспортная накладная", который может быть создан внутри путевого листа.
За произвольный период времени для клиентов могут быть сформированы счета и акты услуг с разной степенью детализации.
Кроме счетов и актов можно сформировать реестр предоставленных услуг.
Поддерживается выгрузка документов реализации в программу "BAS Бухгалтерія".
Учет доходов и расходов
Решаются задачи:
- учет прямых оперативных расходов на собственный транспорт;
- гибкая настройка базы для распределения доходов и расходов;
- учет прочих расходов на автомобили.
Прямые расходы определяются на основании путевых и ремонтных листов: стоимость ГСМ, стоимость ремонтов и технического обслуживания автомобилей, амортизация, износ шин.
Для каждой из статей доходов / расходов, а также статей себестоимости есть возможность задать базу, способ и вариант распределения между аналитиками.
Отчеты по расходам можно получать в различных разрезах аналитики, например, в разрезе заказов на ТС, автомобилей, подразделений или в разрезе заказчиков.
По итогам работы можно проанализировать рентабельность работы транспорта.
Управление автопарком
Решаются основные задачи:
- ведение справочника транспортных средств;
- учет документов ТС и водителей, контроль окончания их сроков действия;
- учет выработки ТС и оборудования.
Вся основная информация об автомобилях компании сохраняется в справочнике "Транспортные средства и оборудование".
Нормы прохождения планового технического обслуживания задаются по моделям ТС. Программа позволяет настраивать нормы ТО как по различным параметрам выработки (пробег, количество выполненных операций, наработки в моточасах и т.д.), так и в зависимости от календарных сроков.
При приближении очередного ТО автомобиль попадает в отчет "Контроль сроков приближения ТО", а в списке ТС он выделяется специальной пиктограммой.
- вести учет и контроль срока действия любых документов водителей и автомобилей;
- загружать и хранить скан-копии документов в системе.
При окончании срока действия документа в списке ТС автомобиль обозначается специальной пиктограммой, а сводную информацию можно получить в специализированном отчете.
Информация по просроченным документам автоматически переносится в архив.
Учета путевых листов
В программе можно выписывать и обрабатывать путевые листы различных видов:
- легкового автомобиля;
- грузового автомобиля (повременная, сдельная);
- специального автомобиля;
- междугородной автомобиля;
- автобуса;
- физического лица-предпринимателя;
- рапорт о работе строительной машины.
Все перечисленные печатные формы путевых листов являются унифицированными.
Выписка путевого листа выполняется как ручным вводом, так и автоматической пакетной выпиской. Режим пакетной выписки особенно удобен для предприятий с большим автопарком, поскольку позволяет за короткий промежуток времени сформировать и распечатать путевые листы с минимальными трудозатратами диспетчера.
При обработке путевого листа программа рассчитывает параметры выработки ТС и водителей рейсом (пробег с грузом, время в наряде, в работе, в простое и другие), а также нормативные и фактические расходы ГСМ и технических жидкостей (ТР) автомобилей.
На основании данных путевых листов программа формирует аналитические отчеты:
- Наработки оборудования в моточасах;
- Карка работы ТС;
- Пробег ТС;
- Выработка транспортных средств;
- Диаграмма состояния ТС (в виде диаграммы Ганта);
- и другие отчеты.
Учет ГСМ и технических жидкостей
Решаются следующие задачи:
- учет оборотов и расхода топлива и ТР в разрезе каждого автомобиля;
- учет фактов экономии и перерасхода топлива водителями в каждом рейсе;
- контроль и инвентаризация остатков ГСМ и технических жидкостей на ТС.
Расчет нормативных и фактических затрат топлива
Для автомобилей возможно учитывать базовые нормы расхода ГСМ, а также нормы расхода топлива на специальные работы.
Есть учет корректирующих коэффициентов ГСМ (сложные условия работы, температурные коэффициенты, сезонные надбавки).
Все алгоритмы расчета нормативного расхода топлива разработаны в соответствии с приказом Министерства транспорта Украины.
Заправки и сливы ГСМ
Основные возможности:
- учет фактов слива топлива;
- возможность проведения инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей;
- учет заправок со склада, за наличные, по пластиковой карточке, по талонам, от поставщика;
- возможность загрузки отчетов процессинговых центров по детализации заправок ГСМ по пластиковым картам;
- возможность сравнения загруженных заправок с чеками водителей.
Полную картину за движением топлива и ТР можно проанализировать с помощью различных отчетов:
- ведомость движения ГСМ;
- ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;
- заправки ГСМ;
- сравнение заправок по пластиковым картам.
Учет ремонта и агрегатов
Основные возможности:
- учет заявок на ремонт;
- учет плановых ТО автомобилей и выполненных ремонтов в собственной ремонтной зоне и в сторонних автосервисах;
- печать формы "Требование-накладная" из документа "Ремонтный лист";
- учет агрегатов;
- учет фактов установки и замены шин, аккумуляторов и другой дополнительной комплектации.
Программа позволяет детально проанализировать информацию по всем будущим и выполненным ТО и ремонтам транспорта с помощью отчетов: "Планирование ТО", "График ТО".
Есть отчеты для анализа всех использованных при ремонтах расходных материалов и запчастей, есть возможность составить рейтинг автомобилей по затратам на ремонт.
В подсистеме "Учет агрегатов и другой комплектации автомобилей" выполняется учет шин, аккумуляторов, а также аптечек, раций и другой дополнительной комплектации автомобилей.
Учет агрегатов ведется в разрезе каждого автомобиля, а шин - еще и в разрезе мест установки.
Для удобной работы механика в ремонтном листке предусмотрен мастер установки шин, который позволяет быстро и наглядно, используя макеты ТС, осуществлять следующие операции:
- устанавливать, менять, снимать шины;
- проверять информацию об имеющихся на автомобиле шин.
В программе фиксируется информация о дате и месте установки каждой конкретной шины. На основании данных по пробегу ТС программа рассчитывает текущий износ шин, установленных в данный момент на автомобили, позволяет заранее спрогнозировать сроки их замены.
Учет ДТП и штрафов водителей
В программе ведется учет дорожно-транспортных происшествий (ДТП).
Функционал предоставляет следующие возможности:
- учет и оформление документов о ДТП;
- учет данных по причиненному ущербу ТС, по страховым выплатам;
- ведения статистики причин ДТП, характерах нарушений ПДД;
- ведения рейтинга водителей-нарушителей.
Отчеты позволяют проанализировать причины аварийности, частоту участия в ДТП водителей, сравнить суммы страховых компаний с затратами на восстановительный ремонт ТС.
В программе также реализован учет штрафов, полученных водителями.
Функционал предоставляет следующие возможности:
- печать формы согласия для удержания штрафов с зарплаты;
- хранения фотографий нарушений;
- ведения рейтинга водителей-нарушителей;
- ведение аналитики по видам нарушений ПДД.
В соответствующих документах заносятся данные о ТС и водителях-нарушителях, характер нарушения ПДД, сумму штрафа и факт оплаты штрафа.
Аналитические отчеты по штрафам позволяют проанализировать статистику о нарушениях ПДД, вывести рейтинг водителей-нарушителей ПДД.
Складской учет запчастей и расходников
Основные возможности:
- учет поступления и списания запчастей, топлива, технических жидкостей и расходных материалов на склад;
- учет выдачи запчастей и расходных материалов;
- внутреннее перемещение номенклатуры между складами;
- списание товаров на автомобиль;
- возможность проведения инвентаризации;
- контроль актуальных остатков товаров на складах.
Проанализировать движение товаров на складах и остатки можно с помощью различных отчетов.
Учет работы водителей
Решаются основные задачи:
- учет выработки и рабочего времени водителей;
- начисления заработной платы по путевым листам.
Функциональные возможности позволяют:
- формировать, хранить и печатать индивидуальные графики работы водителей на произвольный период времени (месяц, год и т.д.);
- формировать табеля учета рабочего времени.
Сведения о начислении выплат водителям фиксируются в документе "Начисление зарплаты".
Эти данные могут использоваться для расчета налогообложения и формирования отчетности, а также могут быть выгружены в программу "BAS Бухгалтерія".
