Оформіть заявку на послугу, ми зв'яжемося з вами найближчим
часом і відповімо на всі питання, що цікавлять.
Автоматизація документообігу здатна вирішити два основні завдання на підприємстві:
-
Повна автоматизація бізнес-процесів узгодження документів.
-
Безпека і зручність зберігання файлів.
Що дає автоматизація документообігу на підприємстві?
Вона дозволяє:
-
спростити та систематизувати процеси, пов'язані з узгодженням документів;
-
виключити зайві ланки з процесу узгодження;
-
значно скоротити кількість часу, який йде на узгодження;
-
контролювати всі етапи узгодження, в тому числі і отримати інформацію про те, де зараз знаходяться файли, у кого і т.д.
Крім того, система електронного документообігу позитивно впливає на виконавчу дисципліну в компанії. Завдяки електронному документообігу, більше число співробітників ознайомиться з указами і розпорядженнями. У той час як без автоматизації великий ризик забути, втратити або не помітити важливі файли.
Переваги автоматизації
Автоматизація електронного документообігу допомагає підвищити виконавську дисципліну колективу і оптимізувати бізнес-процеси компанії, пов'язані з документообігом.
Додаткові переваги - це:
Прозорість. У менеджера з'являється можливість відстежувати, хто, коли і які зміни вносив в документи. І крім контролю спрощується пошук потрібних файлів.
Простота пошуку. Завдяки зберіганню файлової історії, можна в будь-який момент знайти потрібний файл і підняти всю хронологію змін в документі, щоб знайти корінь проблеми. Це особливо зручно при виникненні конфліктів або непорозумінь з клієнтами, постачальниками і партнерами.
Віддалений доступ. Дає можливість виконувати свої обов'язки незалежно від місця розташування співробітника.
Безпека даних. Щоб зменшити ризик людського фактора і виключити усвідомлене шкідництво, для всіх файлів в системі створюються резервні копії. Завдяки чому безпеку інформації виходить на якісно інший рівень.
Ощадливе виробництво. Процес автоматизації документообігу дозволяє економити ресурси компанії, в тому числі і час, і простір. Наприклад, автоматизований документообіг дає можливість не робити величезну кількість роздруківок, а самі файли можуть бути безпечно видалені в залежності від того, який термін зберігання був встановлений.
Підвищення якості роботи. Автоматизують зазвичай рутинні щоденні завдання, які забирають багато часу співробітників. Завдяки цьому у співробітників звільняється час для іншої роботи, а топ-менеджери можуть займатися вирішенням стратегічних питань, а не поточними проблемами.
Результати впровадження програм для автоматизації документообігу
Завдяки оптимізації бізнес-процесів на підприємстві ви отримаєте такі переваги:
-
електронний архів всіх документів, а також можливість працювати тільки з актуальними версіями документів (тих, в які були внесені останні зміни);
-
шаблони файлів, просту і зрозумілу структуру і прискорений в рази процес узгодження;
-
можливість прив'язати до документів фінансових аналітиків, щоб встановити взаємозв'язок між бюджетуванням і електронним документообігом;
-
в компаніях з декількома філіями прискорюється і спрощується процес узгодження і передачі файлів;
-
систему можна налаштувати таким чином, щоб певні зміни в документах запускали супутні процеси, наприклад, після оплати починалося виконання замовлення;
-
в значущих документах можна ставити електронний цифровий підпис.
Якщо ви не впевнені, яка з систем електронного документообігу (СЕД) з доступних на ринку, підходить саме для вашої компанії, залиште замовлення на сайті. Фахівці компанії "Камала Софт" проконсультують вас, дадуть відповіді на питання і допоможуть підібрати максимально відповідне рішення. У нашій компанії великий досвід впровадження програм для автоматизації документообігу (в тому числі BAS Документообіг КОРП) на підприємствах середнього та великого бізнесу.