Автоматизация строительного бизнеса

У любого собственника или ТОП менеджера строительной компании рано или поздно возникает вопрос «А не пора ли заняться автоматизацией учета? Наступило ли уже это «пора» и какая должна быть глубина автоматизации учета в строительстве?».

Чем больше они размышляют, тем больше дополнительных вопросов возникает:

1. Какое программное обеспечение выбрать для автоматизации строительного бизнеса?
2. Какие сопутствующие работы необходимо выполнить, для того что бы достичь цели?
3. Какова стоимость внедрения и содержания выбранного программного обеспечения?

Пресуппозиции

Каждая строительная компания, присутствующая на рынке Украины, имеет в своем арсенале полный или частичный перечень управленческих отчетов, демонстрирующих уровень доходности, затрат и маржинальности по проектам и по компании в целом, не говоря уже о трех основных отчетах компании: баланс, отчет о доходах и расходах, отчет о движении денежных средств. Перечень таких отчетов, их структура и правила интерпретации данных составляют основу управленческого учета строительных компаний.

Управленческий учет в той или иной мере автоматизирован в каждой строительной компании, хотя у некоторых он заканчивается на уровне таблиц Excel. Но надо понимать, что наличие качественного, достоверного и актуального управленческого учета обеспечивает руководителям разного уровня «почву» для принятия управленческих решений и грамотного ведения строительного бизнеса. Эффективны эти решения или нет, обоснованы или интуитивны, своевременны или запаздывают, будет зависеть от качества получаемой информации.

Автоматизация строительного бизнеса: предпосылки

Триггером для принятия решения об автоматизации может послужить одно или несколько утверждений, перечисленных ниже, и чем их больше, тем вероятность принятия решения выше:

• Непонимание общего состояния предприятия, т.е. невозможность ответить на вопрос: «Почему по данным бухгалтерского учета прибыль есть, а денег на своевременное погашение задолженности не хватает»
• Оплаты подрядчикам и поставщикам проходят с задержками, через длительные цепочки согласований и проверок;
• Каждый конкретный проект показывает достаточную маржу, т.е. доходность и затраты проекта в рамках бюджета проекта, а в целом по компании общий годовой результат не радует ни ТОП менеджмент компании, ни тем более собственников;
• Считается нормой поиск и назначение виновного за то, что вовремя не были доставлены материалы на строительную площадку, дважды оплатили одни и те же объемы работ субподрядчику; не начали работы, которые по графику проекта уже должны были быть завершены; закупили материалов больше/меньше, чем требовалось для проекта;
• Списание материалов – эта «сладкая боль» всех бухгалтеров строительных организаций, занимающая ежемесячно 3-4 дня бухгалтера, руководителя проекта, прораба на участке, причем, все трое говорят «на разных языках»;
• На подготовку управленческой отчетности требуется времени от одной недели, а не от одного часа;
• Получение актуальной информации в режиме «сегодня – на сегодня», или «еженедельно на конец текущей/начало следующей недели» – невозможно, лучший вариант получение данных – это данные за месяц на конец следующего месяца (т.е. актуальность месяц назад).

Если некоторые из утверждений можно отнести к вашей компании, то время для автоматизации пришло.

Автоматизация строительного производства позволит решить основные задачи, которые ставит перед собой управленческий учет это: планирование - выполнение - контроль - затем перепланирование - выполнение - контроль – и снова по циклу.

Итак, ответив на вопрос «Не пора ли нам автоматизироваться?» перейдем к вопросу «Какое программное обеспечение выбрать для автоматизации строительного производства?».

Программное обеспечение для строительного бизнеса: что выбрать?

На сегодняшний день, для автоматизации строительного бизнеса в Украине используют следующие программные продукты:

• Типовые решения на платформе BAS и других систем автоматизации бизнеса (требуют большого объема доработок для учета специфики строительных организаций)
• Специализированные решения:
1. Управління будівельною організацією (комплексное, но устаревшее решение)
2. Підрядник будівництва (закрывает отдельные аспекты управления строительной компанией)
3. BAS Будівництво. Бухгалтерія (решает исключительно вопросы бухгалтерского учета строительной компании)
4. Современные комплексные отраслевые решения Камала. Строительство и Камала Строительство Лайт.

Программное обеспечение для управления строительной организацией необходимо выбирать в соответствии с задачами и потребностями бизнеса.

Почему «Камала. Строительство» это решение, на которое стоит обратить внимание

На наш взгляд, наиболее полно потребности строительных компаний покрывает модуль «Камала. Строительство», являющийся надстройкой на типовые программные продукты линейки BAS: ERP, Комплексне управління підприємством, Малий бізнес. Поскольку, модуль может быть надстроен на одно из трех типовых решений, то и сегмент рынка, который он может покрыть, достаточно широк - от небольших строительных компаний до больших холдингов.

Глубокая интеграция модуля в типовые решения позволяет использовать строительную аналитику в типовом функционале учета денежных средств и накоплении затрат.

С помощью решения «Камала. Строительство» строительный бизнес получает возможность вести в одной системе все процессы строительной организации, а именно:

• Создавать сметы по корпоративным расценкам, согласно правилам сметного ценообразования, непосредственно в системе или загрузить готовые сметы из АВК с возможной детализацией: работа, ресурс, накладные расходы, сметная прибыль;
• Планировать работы проекта, как в Microsoft Project, используя связи между работами и определив дату начала или дату окончания проекта (визуализация планирования представлена Диаграммой Ганта);
• Связать термины и аналитику учета сметного отдела, ПТО, строительной площадки, снабжения, бухгалтерии, что улучшит взаимопонимание разных отделов предприятия;
• Создать и зафиксировать базовый бюджет проекта, согласно принятой на предприятии методике бюджетного управления, и в последующем обновлять его с учетом новых данных и факта выполнения работ, фиксируя и согласовывая новые бюджеты ежемесячно или ежеквартально. Бюджет содержит детализацию до ресурса, его количества и плановой стоимости. Есть возможность сравнивать бюджеты между собой и с фактом выполнения;
• Отслеживать отклонения бюджета проекта. План – факт бюджета проекта отслеживается не только для накопления затрат, но также для движения денежных средств по проекту в разрезе структуры работ проекта и в разрезе вида затрат: материальных, трудовых, машин и механизмов. Субподряд также можно расшифровать до вида затрат;
• Вести учет договоров субподрядчиков и взаиморасчетов по договорам – реализована передача работ на субподряд, фиксация условий по договорам с подрядчиками, оформление спецификации к договору с физическими объемами, стоимостью, ресурсами, которые используются для выполнения работ; реализован контроль переданных и актируемых объемов работ субподрядчикам;
• Планировать потребности материальных ресурсов и возможность передать потребности в модули планирования типовых конфигураций, на основании потребности формируется план закупок и план производства;
• Рассчитывать потребности трудовых и машинных ресурсов;
• Отражать выполнение физических объемов работ;
• Отражать расход материала по плановым нормам пропорционально выполненным объемам;
• Отражать выработку трудовых и машинных ресурсов;
• Отражать подтверждение внутренней службой технадзора выполненных объемов работ; отражать освоение бюджета проекта; возможность распечатать форму КС2в; вести накопители между объемами работ, полученными, как сводка с участка с объемами работ, готовыми к сдаче заказчику, и объемами работ, принятыми заказчиком;
• Актировать выполненные объемы работ субподрядчика по результатам внутренней приемки работ; вести накопители между объемами работ, полученными, как сводка с участка с объемами работ, готовыми к приемке от субподрядчика, и объемами работ, уже заактированными нами субподрядчику; возможность распечатать форму КС3в от имени подрядчика на основании согласованных в договоре объемов и стоимости работ (что позволяет уйти от бесконечных проверок актов и объемов, эту функцию выполняет система);
• Отражать работы, принятые Заказчиком;
• Списывать номенклатуру согласно нормам списания ресурсов по работам; возможность распечатать форму М29 непосредственно из учетной системы.

Модуль «Камала Строительство» имеет около 50 отчетов, которыми можно анализировать освоение бюджета проекта, маржинальность, доходы и расходы проекта, план-факт-отклонения по стоимости, объемам работ, количеству и стоимости ресурсов, что существенно упрощает ведение строительного бизнеса.

Функционал модуля «Камала Строительство» только дополняет типовой функционал продуктов линейки BAS. Базовое решение BAS подбирается исходя из потребностей заказчика и решает задачи:

• регламентированного учета,
• управления персоналом и расчета зарплаты,
• управления закупками и продажами,
• производственного учета,
• казначейства и бюджетирования,
• учета по МСФО и др.

Степень готовности компании к автоматизации строительных процессов

Итак, ответив на вопрос «Какое программное обеспечение выбрать для автоматизации и управления строительным производством?», можно еще задать вопрос «Готовы ли мы к внедрению». Ответ на этот вопрос повлияет на объемы работ, которые необходимо будет выполнить во время внедрения и, конечно, и на длительность внедрения.

Чтобы понять, готовы ли вы к внедрению программного продукта, стоит определиться с наличием у предприятия:

1. Корпоративных норм и расценок на основные работы;
2. Базы ресурсов с ценами на основные ресурсы;
3. Структуры типовых проектов, выполняемых компанией;
4. Структурированных отчетов по движению денежных средств, согласованный справочник «Статьи движения денежных средств»;
5. Структурированных отчетов по доходам и расходам проекта; согласованный справочник «Статьи расходов»;
6. Формализованных строительных бизнес-процессов;
7. Бюджетной политики, использование бюджетного управления компанией.

Чем больше положительных ответов, тем быстрее и проще проходит процесс внедрения. Стоит учесть, что это только техническая составляющая вопроса и важную роль играют и другие факторы – обучаемость специалистов, готовность к изменениям, дисциплина и многое другое.

Если на большинство вопросов вы ответили «нет» и теперь переживаете, что ваша компания не готова к внедрению нового программного обеспечения, то это не проблема. Команда специалистов компании «Камала Софт» подскажет, как организовать учет на предприятии, оптимизировать его работу и поможет создать необходимые справочники, сделать реинжиниринг бизнес-процессов строительного учета.

Для бесплатной консультации или заказа комплексной автоматизации строительной компании звоните по телефону (044) 465-63-62 или оставляйте заявку на сайте. Будем рады вам помочь!