BAS Документообіг КОРП

Документооборот организации со сложной структурой представляет собой ежедневный обмен десятками файлов, служебных записок, приказов, накладных. Для автоматизации этого процесса и совместной работы персонала широко используется «BAS Документообіг КОРП».

Программа позволит оптимизировать обмен документами и контролировать текущее состояние документов. Внедрение данной ИТ-системы исключит возможность потери оригиналов документов при обработке и повысит исполнительскую дисциплину персонала. А вместе с тем – существенно облегчит взаимоотношения между отделами и сотрудниками.

Кому подходит продукт?

Программа для документооборота на основе BAS рассчитана на различные бюджетные организации со сложной структурой. Подойдет этот продукт и для:

• работающих в коммерческой сфере крупных корпораций;
• банковских и других финучреждений;
• различных производственных компаний;
• небольшого частного бизнеса.

Отличительной чертой данной программы является универсальность. Это программное обеспечение не имеет отраслевой принадлежности и может успешно использоваться в организациях и предприятиях любой отрасли и формы собственности. 

Назначение и особенности «BAS Документообіг КОРП»

Установка системы «BAS Документообіг КОРП для України» позволяет автоматизировать внутренний обмен данными и документами. Программа охватывает все сервисы, службы и отделы корпорации.

«BAS Документообіг КОРП» соответствует действующим украинским законодательным актам и применяется для:

• оперативного доступа ко всем имеющимся документам и их учета;
• централизованного хранения данных с высоким уровнем защиты;
• учета договоров;
• создания и работы с разными версиями файлов;
• нанесения штампов регистрации;
• обработки текстовых и других файлов;
• учета длительности работы с документами;
• мониторинга клиентских обращений;
• сканирования и загрузки файлов;
• документооборота между структурными подразделениями.

Для обмена информацией с клиентами и партнерами, потребуются программы, поддерживающие цифровую подпись. Например, «FREDO ДокМен», «FlyDOC» или «M.E.Doc». Такие продукты помогут обеспечить полноценный электронный документооборот между организациями.

Обзор программы BAS Документообіг КОРП

Функциональные возможности

Автоматизация документооборота с помощью продукта BAS дает возможность обрабатывать данные в многопользовательском режиме. Операторы могут создавать и редактировать документы любых типов. Каждый такой файл сопровождается карточкой с набором реквизитов, необходимых для отслеживания в системе.

Помимо работы с документацией, в «BAS Документообіг КОРП» продуман и другой функционал. Например, модули для передачи данных, согласования и хранения имеющихся актов, договоров, служебных записок, накладных, других документов.

Хранение и доступ к информации

Все файлы и внутренняя документация хранятся в каталогах с разграниченными правами доступа. Для каждой из них устанавливается разрешение для выполнения нужной операции (например, редактирования файла) одним оператором, группой сотрудников. Структура таких каталогов формируется, исходя из оргструктуры компании.

Регистрация входящих и исходящих документов

Регистрация поступающих документов в «BAS Документообіг» выполняется в соответствии со стандартами делопроизводства, типовыми инструкциями. После фиксации нового документа осуществляется ряд процедур:

• учет поступивших бумаг, нанесение штрихкодов и штампов регистрации;
• обработка документа;
• извещение исполнителей;
• контроль сроков выполнения;
• составление, удаление и автоматическое архивирование задач по текущим документам.

Также составляются отчеты по приему и выполнению служебных записок, распоряжений, прочих документов.

Учет обращений граждан

Имеется функционал для работы с гражданами. Согласно действующему законодательству, их обращения в компанию фиксируются и обрабатываются на определенном рабочем месте. При этом у ответственного сотрудника есть доступ ко всей корреспонденции по обращению и необходимым дополнительным данным.

Для рассмотрения и учета состояния клиентских обращений в программе предусмотрено несколько типов отчетов. Есть возможность учитывать дубликаты, перенаправлять клиентов в другие агентства в случае повторного обращения.

Учет соглашений

Решение на основе BAS позволяет полностью автоматизировать все этапы работы с договорными документами. В том числе:

• подготовку и согласование проекта договора;
• учет связанных с конкретным договором актов, служебных записок и допсоглашений;
• назначение и отслеживание сроков действия каждого соглашения;
• продление периода действия договора (по необходимости);
• отслеживание текущего состояния финансовых обязательств.

Предусмотрена возможность проверки наличия сопроводительных бумаг, а также выполнение операций, связанных с ведением отчетности и аннуляцией договоров.

Сканирование документов и электронная почта

Предусмотрен функционал для загрузки файлов со сканеров с поддержкой TWAIN. Сканирование производится в популярные форматы .jpg, .tiff, .pdf. Штрихкоды документов распознаются автоматически. Также есть возможность распознавания рисунков, поиска по тексту документа.

Любой имеющийся в базе ИТ-системы документ возможно отправить по e-mail. Возможна загрузка файлов из входящей корреспонденции.

Просмотр документов, их редактирование

Работа с файлами осуществляется на пользовательском рабочем месте. При этом оператору доступен перечень задач и рабочих файлов. Он может менять порядок документов в разделе, удалять и добавлять элементы.

В ходе совместной работы конфликт версий исключен за счет функции блокировки. При внесении изменений в файл система создает копию с указанием пользователя и времени редактирования. Просмотреть и удалить ранние версии оператор может через карточку документа.

Шаблоны

Пользуясь «BAS Документообіг», персонал компании может создавать шаблоны рабочих документов. В поля шаблона прописывается время создания, автор, название файла и прочее. При необходимости эти сведения можно изменить.

Штрихкоды, регистрационные штампы

Система автоматически присваивает штрихкод каждому документу и файлу. Этот код печатают на специальной наклейке, титуле оригинального документа или отдельном листе. Также изображение штрихкода можно добавить в электронный файл. Наличие таких кодов ускоряет поиск учетной карты нужного документа и облегчает обработку информации при сканировании.

Также пользователи могут распечатать регистрационный штамп. В нем содержится номер регистрации, сведения об организации и прочее.

Переадресация входящей документации

Модуль позволяет перенаправлять файлы и получать корреспонденцию от внешних адресатов. Причем отправка файлов, а также сроки исполнения директив по документам контролируются автоматически.

Цена продукта

Автоматизация документооборота на предприятии требует определенных финансовых затрат. Цена предназначенного для этой цели программного продукта на платформе BAS будет зависеть от:

• типа лицензии;
• структуры самой организации;
• необходимости интеграции с имеющимися программными продуктами;
• количества рабочих мест, требующих автоматизации.

Купить BAS Документообіг КОРП по выгодной цене можно на сайте «Камала Софт». Компания специализируется на внедрении программ для автоматизации бизнес-процессов на предприятиях Украины. Звоните или оставляйте заявки онлайн.