В любой развивающейся компании наступает момент, когда откладывать задачу по автоматизации бизнес-процессов на предприятии уже не представляется возможным.
Растет число сотрудников и рабочих процессов, увеличивается база клиентов и число услуг, предоставляемых им. И перед руководством встает сложный вопрос - какую информационную систему выбрать для внедрения на предприятии.
На сегодняшний момент рынок информационных решений в Украине включает в себя множество систем от разных производителей, имеющих разных функционал и стоимость. При выборе системы стоит учитывать множество фактов: от сферы деятельности предприятия и задач, которые нужно автоматизировать, до бюджета проекта и компании, которая будет внедрять программу.
Если говорить про конкретный алгоритм действий при выборе информационной системы, то стоит выделить следующие этапы:
-
формирование задач и целей, которые вы хотите достигнуть, внедрив систему на предприятии
-
определение бюджета для выполнения проекта
-
экспресс-диагностика процессов на предприятии
-
формирование основных требований, которым должна соответствовать выбранная система
-
анализ рынка и составление списка решений, которые наиболее отвечают прописанным требованиям
-
встреча с компаниями-внедренцами программных решений, обсуждение с ними систем, особенностей внедрения и примерного бюджета проекта
-
предварительный выбор решения и компании-внедренца, обсуждение с ним деталей и этапов проекта, возможных рисков
-
окончательный выбор информационной системы
На первый взгляд кажется, что все звучит достаточно просто, однако мы хотим обратить ваше внимание на некоторые отдельные моменты процесса выбора информационной системы.
Подбор информационной системы: кто выбирает и на что обратить внимание
Стандартный вопрос на этапе выбора информационной системы - кому доверить этот процесс? ИТ-отделу компании, руководству или сторонней компании-внедренцу?
Если поставить эту задачу перед отдельными специалистами компании, то они могут потратить большое количество времени в поисках системы, отвечающих именно их требованиям, а не задачам предприятия в целом. Также стоит учитывать и то, что этот процесс будет происходить в ущерб основным задачам специалиста. В это же время руководство компании не может знать всех пожеланий работников к системе, в которой им придется работать.
Поэтому мы бы рекомендовали доверить этот процесс рабочей группе, состоящей из руководства и ключевых работников компании, а также специалистов проектной группы компании, которая занимается внедрением программных продуктов. Плюсы такого решения очевидны - специалисты компании-внедренца смогут сразу проанализировать данные, поступившие от клиента и предложить варианты, наиболее отвечающие требованиям и пожелания к системе.
Важные моменты при выборе информационной системы
При подборе решения для своего бизнеса мы советуем обратить внимание на следующие факторы:
-
функциональность системы и возможность её доработки под задачи компании;
-
безопасность решения и его защита от взлома;
-
итоговая стоимость внедрения - важна не только цена самой системы, но и стоимость дополнительный лицензий, установки и дальнейшего сопровождения;
-
технические характеристики системы;
-
простота решения для использования пользователями;
-
возможность интеграции решения с другими продуктами;
-
возможность работы в системе в удаленном режиме.
Определитесь с ключевыми факторами, которым должна соответствовать система и отталкивайтесь от них в процессе выбора системы, чтобы максимально упростить и ускорить этот процесс.
Как выбрать внедренца программного продукта
Кроме подбора ИС, важно уделить внимание и выбору компании, которая будет внедрять его у вас на предприятии.
Для начала стоит организовать встречу-знакомство, на которой компания-внедренец проведет презентацию и демонстрацию продукта и ответит на ваши вопросы по поводу информационной системы. Перед этим советуем ознакомиться с общей информацией о компании, отзывами клиентов и результатами предыдущих внедрений.
В рамках этой встречи стоит обсудить такие вопросы, как:
-
квалификация сотрудников компании;
-
примерная итоговая стоимость проекта;
-
методология ведения проектов;
-
процедуры снижения рисков (есть ли этап опытной эксплуатации продукта и предусмотрено ли устранение выявленных ошибок);
-
процесс коммуникации с клиентом;
-
условия дальнейшего сопровождения системы.
Проведите несколько встреч с разными компаниями-внедренцами и определитесь, чей подход и условия работы вам ближе. Также, советуем попросить пример договора и ознакомиться с ним до момента подписания.
Как видим, процесс выбора информационной системы достаточно непрост и к нему стоит подходить основательно. Важно заранее определиться, каким требованиям должна отвечать программа и изучить текущий рынок систем и компаний-внедренцев.
Надеемся, что наша статья поможет вам в процессе подбора решения, а если у вас остались какие-то вопросы или вам необходима помощь в выборе системы - звоните по телефону (044) 465-63-62 и наши специалисты с радостью проконсультируют вас.
