Управління по цілям і KPI

Удобным инструментом для управления результативностью предприятия является программа «Управління по цілям і KPI». Этот продукт позволяет повысить эффективность персонала и всей организации. Такой результат достигается за счет использования KPI, автоматического распределения задач между отделами и повышения мотивации сотрудников.

Конфигурация «Управління по цілям і KPI» обеспечит оперативную обработку данных и проведение детального анализа бизнес-процессов. А следовательно – при необходимости позволит перераспределять задачи или менять стратегию. 

Особенности Enterprice Perfomance Management (EPM) системы

В основе алгоритмов «Управління по цілям і KPI» лежит несколько методик и инструментов для оценки эффективности корпорации. Например:

• Business Performance Management;

• Key Performance Indicators (KPI);

• Balanced Scorecard (или ССП);

• Управление по целям MBO.

Использование этих инструментов позволяет систематизировать процесс управления предприятием, упростить стратегическое планирование, повысить результативность.

Кроме того, улучшается дисциплина и повышается мотивация сотрудников. Достигается это благодаря вовлечению рядовых исполнителей в деятельность организации, грамотному разъяснению стратегических целей и распределению задач.

Сфера применения

Использование «Управління по цілям і KPI» позволяет повысить эффективность крупного и среднего бизнеса. Это достигается путем согласования показателей бизнес-процессов и текущих планов, формирования целей и стратегических карт развития организации.

Купить «Управління по цілям і KPI» могут крупные предприятия и компании, работающие в сфере:

• промышленности;

• торговли;

• строительства;

• обслуживания;

• сельского хозяйства.

Использовать продукт смогут также бюджетные организации, торговые сети и крупные холдинги. Целевыми пользователями EPM-системы станут руководители предприятий и топ-менеджеры. А точнее – люди, которые несут прямую ответственность за принятие стратегически важных решений и развитие компании. 

Преимущества продукта

Использование конфигурации «1С:Підприємство 8. Управління по цілях і KPI» для оценки показателей эффективности имеет несколько плюсов. Главными из них являются:

• удобство постановки единой системы целей для отделов, проектных команд, отдельных сотрудников;

• возможность установки ролей и разграничения прав доступа для персонала;

• полная автоматизация системы оценки персонала;

• удобство расчета премий и вознаграждений для сотрудников;

• возможность в реальном времени оценивать ключевые показатели деятельности всех отделов и компании в целом;

• широкие возможности для анализа текущего состояния бизнеса и результатов работы персонала.

• возможность работать через корпоративную сеть или облачный сервис;

• отображение информации в понятном для пользователей виде;

• возможность настроить обмен данными с внешней базой (например, Visual FoxPro или Microsoft SQL Server);

• полная конфиденциальность всех данных;

• привычный понятный интерфейс.

Пользователь «Управління по цілям і KPI» может самостоятельно настроить алгоритм сбора данных, выведения отчетов и аналитики. Сделать это можно уже после начала эксплуатации продукта.

Обзор программы Управління по цілям і KPI

Функциональные возможности

«Управління по цілям і KPI» – оптимальная система для администрирования бизнеса. В конфигурации предусмотрен функционал для решения основных задач топ-менеджеров:

• мониторинга бизнес-процессов, происходящих на предприятии;

• анализа продуктивности сотрудников при выполнении тех или иных задач;

• информирования сотрудников о задачах компании;

• управления и координации работы персонала (руководителей, подчиненных, отдельных служб, отделов, проектных команд).

Определение эффективности и KPI

Грамотное и эффективное управление персоналом – один из залогов успеха любого бизнеса. Максимально упростить и автоматизировать эту задачу помогает функционал «Управління по цілям і KPI». Его использование позволяет:

• донести до персонала стратегию и цели бизнеса;

• разъяснить роль каждого служащего в достижении поставленных целей;

• обеспечить обратную связь с рядовыми сотрудниками, руководителями отделов и проектных групп;

• анализировать деятельность отделов и стимулировать персонал.

Для оценки работы сотрудников, их вовлеченности в реализацию планов компании используются KPI. С помощью этого инструмента создаются матрицы эффективности. Они позволяют максимально точно оцифровать деятельность конкретного работника и полученных им результатов.

Расчет KPI в «1С:Підприємство» осуществляется ежемесячно для каждого сотрудника, отдела, подразделения. Полученные при этом данные ложатся в основу системы премирования персонала. 

Стратегия компании

В программе предусмотрены действенные инструменты для оценки эффективности всего бизнеса. Для этого используется сбалансированная система показателей. Применение этого инструмента позволяет легко связать стратегически важные задачи и текущую деятельность предприятия. Делается это по нескольким основным показателям:

• финансам;

• клиентам;

• инфраструктуре;

• внутренним процессам;

• сотрудникам.

Данный функционал облегчает процесс реализации стратегических целей предприятия или организации. При этом ответственность за достижение отдельных целевых показателей, SMART-задачи или проекты ложится на конкретных исполнителей. Это может быть один ответственный сотрудник, проектная команда или структурное подразделение.

Сводная информация о системе показателей генерируется в виде:

• специальных отчетов;

• измерительных диаграмм;

• стратегических карт.

Использование ССП-карт дает возможность отслеживать состояние приоритетных задач, стратегических целей. Кроме того, такая аналитика позволяет своевременно перераспределить ответственность и грамотно выстроить работу со всеми подразделениями. 

Система расчета вознаграждений

Премирование по результатам деятельности в конфигурации «Управління по цілям і KPI» является действенным инструментом в работе руководителя. Функционал позволяет связать показатели эффективности сотрудников с имеющейся на предприятии системой вознаграждений. А вместе с тем:

• в реальном времени ставить задачи сотрудникам;

• отслеживать достижения персонала и рабочих групп;

• выделять сотрудника, отметив его успехи и полученные результаты;

• четко обозначать роль конкретного исполнителя в достижении общей стратегической цели;

• грамотно стимулировать работников, способствуя повышению их эффективности в дальнейшем.

Настраивать прописанные в программе формулы расчета премий можно, исходя из собственных потребностей и возможностей. При этом могут быть учтены различные критерии результативности, шкалы, арифметические операции и прочее.

Также в конфигурации «Управление по целям и KPI» реализована возможность учета субъективных оценок корпоративных экспертов. В роли таких экспертов могут выступать потребители конечного продукта или, например, руководители отделов. Используемые в программе алгоритмы преобразовывают их оценки в числовые показатели, которые используются при начислении премий. 

Задачи и проекты

Используя данную конфигурацию, можно полностью автоматизировать постановку задач и контроль их выполнения. Причем руководитель получает возможность распределять ресурсы, координировать действия персонала и организовать слаженную работу всех отделов.

Функционал «Управління по цілям і KPI» позволяет создавать новые задачи по принципу Smart. Все задания для сотрудников и отделов максимально конкретны, значимы, достижимы и ограничены по срокам.

Работая с программой, каждый сотрудник может:

• просмотреть перечень своих задач на конкретный период;

• изучить критерии, приоритеты и сроки реализации проекта;

• отправить запрос на изменение сроков завершения задачи;

• прикрепить отчет о проделанной работе и другие документы;

• закрыть задачу по итогам ее исполнения.

У руководителя также есть возможность увидеть список заданий, находящихся у него на контроле.

Программа позволяет разбивать крупные задачи и временно делегировать подзадачи конкретным исполнителям, отделам. Предусмотрена и возможность планирования рабочего времени персонала, управления совещаниями, контроля за выполнением поручений. Проработана также штатная система напоминаний, которая позволяет уведомить персонал о текущих задачах и сроках их реализации. Своевременное завершение и результативность при выполнении поставленных SMART-задач влияет на размер премии для конкретного сотрудника.

Также в модуле реализована функция управления проектами. Проектные задачи отображаются в доступном понятном виде (диаграмма Ганта). Это позволяет облегчить оценку текущего состояния проекта и степени его выполнения.

Оценка по стандартам

Конфигурация позволяет оценить не только результативность сотрудников, но и исполнение персоналом регламента, внутренних процедур. Подобные субъективные оценки используются в случаях, если определить количественные показатели работы невозможно. Эти данные автоматически вносятся в матрицу результативности сотрудника, а следовательно – влияют на размер вознаграждения.

В качестве оценочной шкалы может использоваться BARS, пятибалльная и другие системы оценивания. Шкалу и вес оценочного стандарта можно назначить произвольно. 

Бизнес-процессы

Программа «Управління по цілям і KPI» предусматривает возможность автоматизировать процессы целевого управления:

• проведение регулярных сессий по постановке и согласованию целей компании;

• подведение итогов работы;

• оценка результативности сотрудников, отделов, всего предприятия.

Использование встроенных инструментов обеспечивает координацию участников оценочных сессий. Также функционал программы позволяет уведомлять отдельных сотрудников или руководителей о необходимости выполнения тех или иных действий.

Для процессов «оценки» и «подведения итогов» могут использоваться данные по SMART-задачам и KPI. Эти сведения автоматически подгружаются из MS Project.

Мониторинг

В программном продукте предусмотрены специальные информационные панели для мониторинга эффективности бизнес-процессов и анализа данных. Имеющийся функционал позволяет регулярно собирать достоверные сведения о результативности персонала и всей компании. При этом учитываются:

• данные из разных учетных систем;

• оценки экспертов;

• KPI и другие показатели эффективности.

Изменения этих данных, а вместе с тем и текущих бизнес-процессов отслеживаются в реальном времени. Полученная в ходе мониторинга информация может отображаться в виде графиков, таблиц, диаграмм или, например, текста. 

Анализ бизнес-показателей

Используя «Управління по цілям і KPI», анализ данных и показателей эффективности бизнеса можно полностью автоматизировать. При этом параметры формируемых отчетов и целевые показатели пользователь может определить самостоятельно. Данные могут подаваться:

• в динамике;

• в статистическом виде (на конкретную дату);

• в виде диаграмм, графиков;

• в формате структурированных таблиц.

Конструирование таких отчетов не требует глубоких знания программирования. 

Консолидация данных

Внедрение данного продукта открывает широкие возможности для консолидации данных. Объединение программы с системами на базе «1С:Підприємство» позволяет:

• использовать ряд встроенных справочных материалов и документов;

• реализовать обмен данными в едином информполе;

• формировать детальные отчеты по показателям KPI и транслировать данные специалистам, сертифицированным пользователям.

Предусмотренный в «Управление по целям и KPI» функционал позволяет наладить обмен сведениями и с внешними источниками данных. К примеру, с MS Excel, MS Access или Oracle Database.

Налажен также механизм обмена информацией посредством XML-пакетов или с помощью COM-соединения. В последнем случае пользователи могут выгружать только простые данные. Возможности обмениваться аналитическими сведениями не предусмотрено. 

Порядок внедрения

Использование «Управление по целям и KPI» повышает уровень эффективности бизнеса посредством согласования поставленных перед отделами и сотрудниками целей. Однако внедрение этого продукта требует анализа текущего состояния предприятия: имеющейся технической инфраструктуры, парка компьютеров, установленных программ. Такая диагностика необходима, чтобы обрисовать фронт работ, составить смету проекта и определить сроки его реализации.

Дальнейшие работы по внедрению конфигурации проходят в несколько этапов:

• установка продукта и интеграция с имеющейся информационной системой;

• первичная настройка программы;

• настройка передачи данных из «1С:Підприємство»;

• тестирование программного продукта;

• обучение персонала работе с конфигурацией «Управління по цілям»;

• опытная эксплуатация.

Стоимость внедрения «Управління по цілям і KPI» будет зависеть от количества сотрудников и объемов работ по проекту. Получить более подробную информацию об этом можно, связавшись с консультантами «Камала Софт». Компания занимается продажей и проектным внедрением программного обеспечения для автоматизации бизнес-процессов на различных предприятиях.