Автоматизація компанії: з чого почати?

У більшості компаній рано чи пізно постає питання про необхідність автоматизації бізнесу. І перед тим, як запустити цей процес, необхідно відповісти на кілька важливих питань, що дають розуміння, навіщо компанії потрібна автоматизація і що з нею робити.

Перелік запитань може варіюватися в залежності від специфіки бізнесу або особливостей роботи компанії, проте в цьому дописі ми розглянемо загальні питання, на які варто відповісти кожному керівнику компанії, які замислюються про автоматизацію підприємства.

Кому і навіщо потрібна автоматизація компанії?

Важливе питання - хто був ініціатором проекту по автоматизації бізнесу? Найчастіше ініціаторами процесу стають власник бізнесу, фінансовий директор або головний бухгалтер. І якщо ініціатива йде не від керівного складу, а від співробітників певного відділу, високий шанс конфліктів інтересів і зупинки проекту в будь-який момент. При цьому важливо розуміти, що під визначенням "автоматизація роботи компанії" співробітники різних відділів мають на увазі щось своє, що не охоплює всі важливі бізнес-процеси підприємства.

Найкращим варіантом з точки зору успішності проекту є той випадок, коли ініціатором і замовником проекту є власник бізнесу. Саме ця людина має чітке уявлення про бізнес-процеси підприємства і його подальший план розвитку.

У такому випадку, за основу беруться побажання керівництва, наприклад, бажання отримати єдину систему для управління бізнесом, мати можливість швидко формувати і переглядати необхідні звіти, контролювати процес виробництва або виконання проектів і тд. Далі до базових вимог додаються побажання співробітників різних підрозділів і формується загальний список вимог, на який варто орієнтуватися при виборі системи.

Ще один важливий момент проекту з автоматизації - це відношення до нього співробітників підприємства. Коли в проекті зацікавлений керівник бізнесу, він зможе розставити пріоритети, вирішити будь-які конфлікти і пояснити співробітникам необхідність автоматизації бізнес-процесів в компанії.

Що автоматизувати?

Перед початком проекту необхідно відповісти на серйозне питання - які бізнес-процеси компанії будуть автоматизуватися?

Невеликим компаніям набагато простіше дати відповідь на це питання. Досить визначитися з тим, які завдання вимагають:

• найбільших витрат часу персоналу;

• обробки і зберігання великої кількості інформації;

• створення чималої кількості звітів.

Найчастіше до таких процесів можна віднести ведення бухгалтерського та податкового обліку, облік кадрів і розрахунок зарплати, взаєморозрахунки з контрагентами та ведення бази клієнтів. Визначившись з завданнями, які вимагають автоматизації, можна переходити до підбору програмного забезпечення, що відповідає поставленим вимогам.

Програмне забезпечення, на яке варто звернути увагу малим і середнім підприємствам:

• BAS Малий бізнес;

• BAS Комплексне управління підприємством.

Інша справа, коли мова йде про автоматизацію великих організацій, що мають складну структуру. В такому випадку необхідно буде визначити склад бізнес-процесів підприємства, обговорити особливості роботи кожного відділу та які результати роботи компанії планується отримати.

Для отримання відповідей на ці питання рекомендуємо звернутися до зовнішніх фахівців, що надають послуги з автоматизації бізнесу, і замовити передпроектне обстеження компанії. Замовивши таку послугу ви отримаєте:

• загальне розуміння про структуру підприємства, роботу відділів, їх взаємодію і зацікавленість в проекті;

• інформацію про стан існуючих бізнес-процесів компанії;

• попередній кошторис проекту.

В обговоренні проекту, на ряду з власником бізнесу, необхідно задіяти ключових співробітників підприємства. Такий підхід дозволить обговорити ключові аспекти автоматизації та усунути розбіжності до старту проекту.

Який бюджет готові виділити на проект?

Важливо розуміти, що вартість проекту не дорівнює вартості програмного забезпечення. Кожен проект з автоматизації унікальний і його етапи можуть варіюватися в залежності від особливостей компанії-замовника.

Комплексне проектне впровадження, яке виконує компаня "Камала Софт" для своїх клієнтів, включає:

• передпроектне обстеження підприємства;

• прототипування і створення концепції;

• розробку і адаптацію програмного забезпечення;

• навчання користувачів;

• перенесення даних;

• впровадження (дослідну експлуатацію);

• налаштування прав і ролей користувачів системи;

• передачу системи в промислову експлуатацію;

• супровід системи.

Необхідність того чи іншого етапу проекту обговорюється з кожним клієнтом індивідуально до початку проекту.

Наприклад, розробка і адаптація програмного продукту може знадобитися в тому випадку, якщо у замовника існують особливості ведення обліку на підприємстві, і є необхідність доопрацювати існуючий функціонал типових продуктів під особливості бізнесу.

На чому ми не радимо економити, так це на навчанні співробітників роботі в програмі. Яка б прекрасна система не була впроваджена на підприємстві, якщо персонал не буде знати, як правильно користуватися програмою, весь бюджет проекту буде витрачено даремно.

Важливо заздалегідь визначити, скільки ви готові витратити на автоматизацію бізнесу і при виборі системи і компанії-впроваджувача відштовхуватися від цієї цифри.

Яку систему вибрати?

Це питання передбачає непростий вибір програмного забезпечення для автоматизації бізнесу з числа рішень, представлених на ринку України. Якщо взяти популярні продукти, до яких можна віднести рішення з лінійок BAS, mySAP Business Suite або Oracle E-Business Suite, то їх можна поділити "жорсткі" і "гнучкі".

"Жорсткі" системи йдуть з чітким набором типових налаштувань (mySAP Business Suite і Oracle E-Business Suite), в той час як функціонал "гнучких" систем можна доопрацювати під особливості компаній (рішення з лінійки BAS).

Жорсткі системи підійдуть стабільним організаціям, які мають чіткий план розвитку на найближчі пару років, що не включає в себе змін в системі управління компанією.

Якщо фірма працює в нестабільній зовнішньому середовищі, часто реформує бізнес і не має сформованої системи управління, рекомендуємо вибрати "гнучку систему", що дозволяє модифікувати програмний продукт без великих витрат. До таких систем можна віднести рішення з лінійки BAS. Ще однією перевагою таких рішень буде більш доступна ціна і зрозуміла система ліцензування.

Визначившись з видом системи, радимо обговорити з фахівцями з автоматизації бізнесу такий момент, як створення єдиної системи управління підприємством. У певних випадках вигідніше і простіше буде не допрацьовувати одну програму, а впровадити кілька окремих продуктів і налаштувати між ними обмін даними. Наприклад, такий варіант підійде в тому випадку, якщо ви хочете окремо вести бухгалтерію і розрахунок зарплати.

Резюме

Кожен проект з автоматизації бізнесу унікальний і його успіх залежить від багатьох зовнішніх і внутрішніх факторів. Важливо не тільки вибрати грамотних фахівців з автоматизації, а й бути готовими вкладати в проект свої сили і час. Відповідальний підхід з обох сторін забезпечить успішність проекту.

Якщо ви замислюєтеся про автоматизацію управління компанією, але залишилися питання чи немає розуміння, з чого почати - телефонуйте за номером (044) 465-63-62 або залиште заявку на нашому сайті. Наші фахівці безкоштовно проконсультують і допоможуть підібрати рішення, що підходить під потреби вашої компанії.