Облік в будівництві: особливості та порядок автоматизації

Будівництво - це вид виробничої діяльності, що полягає в зведення будівель різного призначення, ремонті існуючих об'єктів, укладанні доріг. Найчастіше така діяльність пов'язана зі значними фінансовими витратами і певними ризиками.

Щоб побудувати успішний будівельний бізнес, потрібно вести строгий облік фінансів, замовлень, договорів з підрядниками та інвесторами. Також необхідно:

• вести облік проектів і планувати їх бюджет;

• відслідковувати терміни реалізації і аналізувати поточний стан об'єктів;

• вести облік витрат по проектам;

• розраховувати витрати будівельних матеріалів;

• враховувати рух спецтехніки, устаткування, інструментів;

• складати бухгалтерську і податкову звітність.

Автоматизація цих та інших бізнес-процесів допоможе помітно полегшити управління компанією. Крім того, грамотна організація обліку в будівництві дозволить оптимізувати календарно-мережне планування, розподіл фінансів і робочої сили. А також гарантує скорочення витрат на реалізацію проектів.

Навіщо потрібна автоматизація обліку

Своєчасна автоматизація обліку в будівництві дозволить спростити управління бізнесом і вивести компанію на новий рівень. Досягається такий результат за рахунок оптимізації поточних бізнес-процесів і впровадження спеціалізованої IT-системи. Такий програмний продукт призначений для вирішення декількох стратегічних важливих завдань:

• посилення контролю над матеріальними цінностями, обладнанням і витратами;

• виключення ряду рутинних операцій і зниження витрат на ведення обліку;

• подачі максимально прозорої інформації за витратами;

• автоматизації роботи з договорами;

• упорядкування розрахунків з клієнтами, підрядниками, інвесторами;

• поліпшення якості аналітичних даних;

• аналізу ефективності реалізації будівельних проектів;

• планування бюджету та раціонального використання коштів інвесторів;

• посилення контролю за фактичним виконанням робіт на об'єктах;

• розрахунку витрат на проект, виходячи з тривалості виробничого циклу.

Також автоматизований облік в будівельній компанії дає можливість зменшити витрати на проекти та підвищити їх рентабельність.

Особливості обліку в будівництві

Будівництво вважається найбільш матеріаломістким галуззю виробництва. Діяльність працюють в цій сфері компаній і організацій пов'язана з використанням великої кількості різних будматеріалів. Наприклад, цегли, пластику, металу, гравію, піску, цементу та іншого.

Будівельні матеріали можуть зберігатися на закритих складах компанії або підрядників, а також на відкритих майданчиках. Їх недостача, наявність шлюбу погано позначиться на термінах виконання будівельно-монтажних робіт і на бюджеті проекту.

Для будівельної сфери характерні не тільки постійний рух товарно-матеріальних цінностей, а й великий обсяг документації. Це різні дозвільні документи, угоди з інвесторами та постачальниками, рахунки, акти виконаних робіт. А також численні договори з підрядниками і субпідрядниками. Вони можуть підписуватися як для виконання загальнобудівельних і монтажних, так і для вирішення певних завдань.

Для успішного ведення будівельного бізнесу необхідний строгий облік такої документації. Це дозволить своєчасно відстежувати статус виконання договорів і при необхідності оновлювати угоди.

Основні види обліку в будівництві

Для займаються зведенням будівель, ремонтом об'єктів, укладанням доріг і монтажем трубопроводів компаній характерно постійний рух будматеріалів. Тому грамотний облік матеріалів в будівництві має величезне значення для працюючих в цій сфері організацій. Однак такі підприємства використовують і інші види обліку. В тому числі:

• оперативний;

• управлінський;

• фінансовий;

• податковий;

• бухгалтерський.

Забезпеченість трудовими ресурсами, рівень освіти, кваліфікація та досвід співробітників впливає на терміни виконання будівельно-монтажних робіт. А разом з тим - ефективність використання техніки, економічні показники і підсумкову прибуток компанії.

Недолік робочої сили або відсутність фахівців з потрібними навичками можуть привести до простоїв, небажаним затримок. Щоб уникнути цього, необхідно регулярно відстежувати стан трудових ресурсів компанії.

Управлінський облік

Грамотно побудований управлінський облік в будівництві є одним із запорук успіху бізнесу. Він орієнтований на досягнення поставлених компанією цілей і пошуки оптимальних рішень при реалізації нових проектів.

Важливо пам'ятати, що багато будівельних підприємств займаються реалізацією кількох проектів одночасно. При цьому перед власниками і керівниками таких підприємств стоять досить складні завдання. В умовах постійно зростаючої конкуренції їм доводиться блискавично приймати рішення по управлінню бізнесом і реалізації проектів. При цьому необхідно швидко обробляти величезний обсяг інформації і аналітичних даних. Наприклад:

• маржинальний вартість об'єкта;

• відхилення від заданих параметрів виконання бюджету;

• рентабельність конкретного проекту і можливі ризики;

• обсяг витрат на придбання та зберігання будматеріалів;

• потреба в покупці або оренді спецтехніки;

• витрати на утримання власного автопарку;

• необхідність залучення субпідрядників і вартість їх послуг;

• тривалість виробничого циклу з будівництва об'єкта.

Отримувати ці та інші відомості максимально оперативно дозволить впровадження спеціалізованої IT-системи. Такий програмний продукт спростить бюджетування проектів, забезпечить своєчасну подачу звітів за доходами, видатками і руху фінансів.

Ще однією метою управлінського обліку є оцінка діяльності підрозділів і окремих співробітників. А також - стимулювання працівників до виконання запланованої компанією програми (система премій і заохочень).

Фінансовий облік

При будівництві будь-якого об'єкта одним з найважливіших моментів залишається фінансова сторона питання. Грошові кошти необхідні на підготовку проектної документації, закупівлю будматеріалів, оплату праці робітників та інші потреби. Вступати вони можуть від інвесторів, партнерів, кредитних організацій і інших джерел.

Щоб грамотно розподілити кошти, рекомендується автоматизувати фінансовий облік в будівництві і пов'язані з ним бізнес-процеси. Це дозволить максимально ефективно і оперативно вирішувати такі завдання як:

• планування потреби в грошових коштах;

• узгодження заявок на витрату коштів;

• забезпечення поетапного фінансування за договорами будівництва;

• отримання максимально прозорої інформації за витратами;

• своєчасне проведення взаєморозрахунків з постачальниками та підрядниками;

• аналіз витрат і облік витрат в будівництві.

Причому враховувати обсяг витрат по проектам можна за різними параметрами. Наприклад, за видами робіт, численних статтях видатків або місцем виникнення витрат.

Податковий і бухгалтерський облік

Бухгалтерський облік в будівництві є обов'язковим. Вести регламентовану звітність повинні всі, хто працює в цій сфері організації, незалежно від обсягів інвестицій та кількості підрядників.

Щоб знизити трудовитрати на формування необхідних документів та уникнути помилок в звітах, компанії використовують спеціальні програми. Впровадження таких продуктів для автоматизації бухгалтерії і податкового обліку відкриває перед будівельними організаціями широкі можливості. У них передбачено функціонал для:

• розподілу витрат на незавершене будівництво і введення готових об'єктів в експлуатацію;

• врахування авансових платежів;

• підготовки платіжних документів на оплату праці;

• розрахунку витрат на придбання та зберігання будматеріалів;

• контролю витрат запасів;

• відстеження доходів, отриманих від замовників;

• відомості фінансових результатів за договором будівництва;

• обліку вхідної та вихідної документації (договорів, актів, службових записок).

Крім того, IT-системи значно спрощують ведення регламентованої звітності по МСФО і знижують ризик несвоєчасного подання документів.

Багатофункціональний програмний продукт для ведення обліку

Облік в будівництві в Україні здійснюється в спеціальних програмах і ІТ-системах. Їх впровадження дозволяє компанії своєчасно отримувати аналітичні дані, скоротити фінансові та матеріальні витрати, спростити ведення звітності. Найбільш затребуваним з таких продуктів є галузева конфігурація «Камала Будівництво».

Програма для обліку в будівництві призначена спеціально для організацій, що займаються зведенням будівель різного призначення, монтажними і ремонтними роботами. Її використання помітно спрощує управління будівельним виробництвом і поточними проектами. У програмі передбачений функціонал для календарного планування, моніторингу та аналізу діяльності компанії.

Впровадження «Камала Будівництво» дозволить будівельним компаніям оптимізувати бізнес-процеси, пов'язані зі складським, податковим та бухгалтерським обліком. Крім того, її використання забезпечить істотно скорочення витрат компанії за рахунок:

• економії на закупівлю і витрату будматеріалів;

• суворого контролю за термінами поставки матеріалів на об'єкт;

• використання календарного планування;

• скорочення часу виконання проектів;

• чіткого планування трудових і матеріальних ресурсів;

• оперативного реагування на будь-які відхилення від графіка робіт;

• скорочення витрат на управління проектом.

Даним рішенням користуються такі будівельні гіганти як BI Group, Comfort life і ін. Ефективність конфігурації доводить і її успішне впровадження в ряді інших підприємств.

Порядок і вартість впровадження

Галузева програма «Камала Будівництво» призначена для автоматизації будівельного бізнесу. У ній передбачені як базові функції, так і ряд спеціальних модулів для оптимізації поточних бізнес-процесів. Наприклад, актування робіт.

Перед установкою цього продукту в обов'язковому порядку проводиться обстеження поточного стану підприємства. Така діагностика дозволяє чітко окреслити фронт робіт по конкретному проекту.

Після завершення обстеження і складання кошторису можна приступати до впровадження автоматизованої системи обліку. Ця робота проходить в кілька етапів:

• прототипирование і концепція;

• розробка і адаптація програмного продукту;

• інтеграція з уже встановленими конфігураціями;

• настройка програми і імпорт даних;

• навчання користувачів;

• дослідна експлуатація продукту;

• передача в промислову експлуатацію.

Оптимізувати облік в будівельній організації допоможе компанія «Камала Софт». Ми спеціалізуємося на продажу та впровадженні типових і галузевих конфігурацій для автоматизації бізнесу. Вартість послуги залежатиме від обсягу робіт за проектом, поточного стану бізнес-процесів і необхідності навчання співробітників.

Хочете дізнатися точні терміни впровадження IT-системи для ведення обліку? Телефонуйте або звертайтеся до фахівців «Камала Софт» через сайт. Вони дадуть відповідь на всі виниклі питання і підберуть відповідний час для демонстрації програми.