У будь-якій компанії, що розвивається настає момент, коли відкладати завдання по автоматизації бізнес-процесів на підприємстві вже не представляється можливим.
Зростає число співробітників і робочих процесів, збільшується база клієнтів і число послуг, що надаються їм. І перед керівництвом встає складне питання - яку інформаційну систему вибрати для впровадження на підприємстві.
На сьогоднішній момент ринок інформаційних рішень в Україні включає в себе безліч систем від різних виробників, що мають різних функціонал і вартість. При виборі системи варто враховувати безліч фактів: від сфери діяльності підприємства і завдань, які потрібно автоматизувати, до бюджету проекту і компанії, яка буде впроваджувати програму.
Якщо говорити про конкретний алгоритм дій при виборі інформаційної системи, то варто виділити наступні етапи:
-
формування завдань і цілей, які ви хочете досягти, запровадивши систему на підприємстві
-
визначення бюджету для виконання проекту
-
експрес-діагностика процесів на підприємстві
-
формування основних вимог, яким повинна відповідати обрана система
-
аналіз ринку і складання списку рішень, які найбільш відповідають прописаним вимогам
-
зустріч з компаніями-внедренцем програмних рішень, обговорення з ними систем, особливостей впровадження і зразкового бюджету проекту
-
попередній вибір рішення і компанії-впроваджувача, обговорення з ним деталей і етапів проекту, можливих ризиків
-
остаточний вибір інформаційної системи
На перший погляд здається, що все звучить досить просто, проте ми хочемо звернути вашу увагу на деякі окремі моменти процесу вибору інформаційної системи.
Підбір інформаційної системи: хто вибирає і на що звернути увагу
Стандартний питання на етапі вибору інформаційної системи - кому довірити цей процес? ІТ-відділу компанії, керівництву або сторонньої компанії-внедренцем?
Якщо поставити це завдання перед окремими фахівцями компанії, то вони можуть витратити велику кількість часу в пошуках системи, що відповідають саме їх вимогам, а не завданням підприємства в цілому. Також варто враховувати і те, що цей процес буде відбуватися на шкоду основним завданням фахівця. В цей же час керівництво компанії не може знати всіх побажань працівників до системи, в якій їм доведеться працювати.
Тому ми б рекомендували довірити цей процес робочій групі, що складається з керівництва і ключових працівників компанії, а також фахівців проектної групи компанії, яка займається впровадженням програмних продуктів. Плюси такого рішення очевидні - фахівці компанії-впроваджувача зможуть відразу проаналізувати дані, що надійшли від клієнта і запропонувати варіанти, найбільш відповідають вимогам та побажання до системи.
Важливі моменти при виборі інформаційної системи
При підборі рішення для свого бізнесу ми радимо звернути увагу на наступні чинники:
функціональність системи і можливість її доопрацювання під завдання компанії;
-
безпеку рішення і його захист від злому;
-
підсумкова вартість впровадження - важлива не тільки ціна самої системи, але і вартість додатковий ліцензій, установки і подальшого супроводу;
-
технічні характеристики системи;
-
простота рішення для використання користувачами;
-
можливість інтеграції рішення з іншими продуктами;
-
можливість роботи в системі у віддаленому режимі.
Визначтеся з ключовими факторами, яким повинна відповідати система і відштовхуйтеся від них в процесі вибору системи, щоб максимально спростити і прискорити цей процес.
Як вибрати впроваджувача програмного продукту
Крім підбору ІС, важливо приділити увагу і вибору компанії, яка буде впроваджувати його у вас на підприємстві.
Для початку варто організувати зустріч-знайомство, на якій компанія-внедренец проведе презентацію і демонстрацію продукту і відповість на ваші запитання з приводу інформаційної системи. Перед цим радимо ознайомитися з загальною інформацією про компанію, відгуками клієнтів і результатами попередніх впроваджень.
В рамках цієї зустрічі варто обговорити такі питання, як:
-
кваліфікація співробітників компанії;
-
приблизна підсумкова вартість проекту;
-
методологія ведення проектів;
-
процедури зниження ризиків (чи є етап дослідної експлуатації продукту і чи передбачено усунення виявлених помилок);
-
процес комунікації з клієнтом;
-
умови подальшого супроводу системи.
Проведіть кілька зустрічей з різними компаніями-внедренцем і визначитеся, чий підхід і умови роботи вам ближче. Також, радимо попросити приклад договору і ознайомитися з ним до моменту підписання.
Як бачимо, процес вибору інформаційної системи досить непростий і до нього треба підходити виважено. Важливо заздалегідь визначитися, яким вимогам повинна відповідати програма і вивчити поточний ринок систем і компаній-внедренцев.
Сподіваємося, що наша стаття допоможе вам у процесі вибору рішення, а якщо у вас залишилися якісь питання або вам необхідна допомога у виборі системи - телефонуйте за номером (044) 465-63-62 і наші фахівці з радістю проконсультують вас.
